Server-Standort Frankfurt (EU)
Betrieb über Vercel und Neon (Anbieter mit Sitz in den USA), Rechenzentren in Frankfurt am Main. Beide sind als Unterauftragsverarbeiter im AV-Vertrag benannt.
Datenschutz & Sicherheit
Datenschutz & Sicherheit für Sozialdaten. Transparent, wo Ihre Daten liegen.
Sozialdaten von Kindern und Familien verdienen besonderen Schutz. Server-Standort Frankfurt am Main (EU), AV-Vertrag, ein Rollen- und Rechtekonzept nach SGB VIII und SGB X und klare Regeln für die KI.
Vier Grundsätze
Standort
Server-Standort Frankfurt am Main
Ihre Daten werden in Rechenzentren in Frankfurt am Main (EU) verarbeitet und gesichert.
§ 65 SGB VIII
Anvertrautes bleibt geschützt
Als anvertraut gekennzeichnete Inhalte (§ 65 SGB VIII) sind besonders geschützt und werden nicht von der KI verarbeitet.
KI
Kein Training mit Ihren Daten
Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen. Sie diktieren nach dem Termin – Gespräche mit Familien werden nicht aufgezeichnet.
Verantwortung
Die Fachkraft entscheidet
Die KI schlägt vor. Freigabe, Sicht der Beteiligten und Empfehlung bleiben bei Ihnen.
Technik & Organisation
Sicherheit, die in den Abläufen steckt.
Datenschutz ist kein Zusatzmodul. Jede Abfrage ist an Ihren Träger gebunden, jede Änderung protokolliert, und sensible Inhalte sind nur für die Personen sichtbar, die sie brauchen.
Strikte Mandantentrennung
Jeder Datenzugriff ist an Ihren Träger gebunden und wird geprüft.
Rollen & Rechte
Fachkraft, Leitung, Verwaltung, Administration – mit klaren Grenzen.
§ 65 SGB VIII
Anvertraute Inhalte nur für Autor:in und benannte Personen.
Schutzadressen
Gesperrte Adressen erscheinen nie auf Karte, Brief oder Export.
Audit-Protokoll
Wer hat wann was geöffnet oder freigegeben – ohne Inhalte im Protokoll.
Verschlüsselung
Übertragung per TLS, verschlüsselte Speicherung und Sicherungen.
Befristete Vertretung
Zugriff für Vertretungen nur mit Grund und Ablaufdatum.
KI-Transparenz
Was mit Ihren Diktaten passiert.
- Verarbeitung nur über Anbieter mit AV-Vertrag.
- Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen.
- Sie diktieren nach dem Termin – Gespräche mit Familien werden nicht aufgezeichnet.
- Diktate werden nach der Transkription gelöscht.
- Als anvertraut gekennzeichnete Inhalte (§ 65 SGB VIII) sind besonders geschützt und werden nicht von der KI verarbeitet.
- Die KI erstellt Entwürfe; nur die Freigabe der Fachkraft macht sie zum Teil der Akte.
- Sicht der Beteiligten und fachliche Empfehlung schreibt immer ein Mensch.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Datenschutz und Sicherheit
Wo werden unsere Daten gespeichert?
In Rechenzentren in Frankfurt am Main (EU), einschließlich der Datensicherung. Betrieb über Vercel und Neon (Anbieter mit Sitz in den USA), Rechenzentren in Frankfurt am Main. Beide sind als Unterauftragsverarbeiter im AV-Vertrag benannt.
Bekommen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja. Der AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO und § 80 SGB X ist Teil jedes Vertrags. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) erhalten Sie auf Anfrage vorab.
Wer sieht welche Daten?
Das Rollen- und Rechtekonzept folgt dem Grundsatz „so viel wie nötig“: Fachkräfte sehen ihre Fälle, Leitungen ihr Team, die Verwaltung keine Dokumentationsinhalte. Vertretungen sind befristet und protokolliert.
Wie ist die KI abgesichert?
KI-Verarbeitung nur über Anbieter mit AV-Vertrag. Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen. Als anvertraut gekennzeichnete Inhalte (§ 65 SGB VIII) sind besonders geschützt und werden nicht von der KI verarbeitet. Jede Übernahme in die Akte erst nach Freigabe durch die Fachkraft.
Werden Gespräche mit Familien aufgezeichnet?
Nein. Sie diktieren nach dem Termin – Gespräche mit Familien werden nicht aufgezeichnet. Die Diktate werden nach der Transkription gelöscht.
Was passiert mit unseren Daten nach Vertragsende?
Sie können alle Daten jederzeit kostenlos als CSV und PDF exportieren, auch noch 90 Tage nach der Kündigung. Danach werden sie gelöscht.
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