Funktion · Spracheingabe & KI-Berichte

KI-Dokumentation für die Jugendhilfe – per Spracheingabe. Sie behalten das letzte Wort.

Diktieren Sie direkt nach dem Hausbesuch. Die KI macht daraus einen strukturierten Verlaufseintrag und später den Entwurf für Entwicklungs- und Hilfeplanberichte – jeder Satz mit Quelle, nichts ohne Ihre Freigabe.

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Diktat nach Hausbesuch Becker

12:16 · 02:14 Min · offline gesichert

„Jonas war heute deutlich offener als letzte Woche und hat von sich aus über die Schule gesprochen …“

Verlaufseintrag · Entwurf

Anlass: Hausbesuch, Erziehungsbeistand; 00:08
Anwesend: Jonas (14), Frau Becker; 00:15
Themen: Schulbesuch, Streit am Abend; 00:42
Vereinbart: Gespräch mit Klassenlehrerin bis Freitag; 01:51

Von Ihnen zu prüfenPrüfen & freigeben

Server-Standort Frankfurt am Main (EU)

Rechenzentren in Frankfurt, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

Sozialdatenschutz

Rollen- und Rechtekonzept, Anvertrautes nach § 65 SGB VIII besonders geschützt.

KI mit Regeln

Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen.

Fachkraft entscheidet

Jeder KI-Entwurf braucht Ihre Freigabe.

So funktioniert es

Vom Diktat zum Verlaufseintrag in vier Schritten.

Dokumentation in der Jugendhilfe kostet Zeit, die in der Arbeit mit Familien fehlt. Mit der Spracheingabe erzählen Sie, was war – statt abends Notizen abzutippen.

1
Diktieren
Direkt nach dem Termin, im Auto oder auf dem Weg. Auch ohne Netz – die Aufnahme bleibt sicher auf dem Gerät.
2
Strukturieren
Anlass, Anwesende, Themen, Vereinbarungen – sauber getrennt, mit Zeitmarke zur Stelle im Diktat.
3
Prüfen & freigeben
Sie korrigieren, ergänzen, geben frei. Erst dann wird der Eintrag Teil der Akte.
4
Bericht entwerfen
Aus freigegebenen Einträgen entsteht der Entwicklungsbericht als Entwurf – Satz für Satz belegt.

Entwicklungsbericht · Jonas Becker (14)

Erziehungsbeistand · Jugendamt Essen · Entwurf v2

Fällig in 6 Werktagen14 Quellen

Verlauf der Hilfe

Die Hilfe wird seit März mit wöchentlichen Hausbesuchen umgesetzt.^{[VE 05.03.]} Termine wurden von Jonas überwiegend wahrgenommen; zweimal sagte die Familie kurzfristig ab.^{[VE 09.07.] [VE 24.09.]}

Schule und Alltag

Jonas spricht seit Oktober von sich aus über schulische Themen und hat einen Gesprächstermin mit seiner Klassenlehrerin vereinbart.^{[VE 17.10.]} Konflikte am Abend treten weiterhin auf, wurden zuletzt aber ohne Eskalation geklärt.^{[VE 31.10.]}

Sicht der Beteiligtenschreibt die KI nicht

Bitte geben Sie die Sicht von Jonas und Frau Becker in eigenen Worten wieder.

Fachliche Empfehlungbleibt bei der Fachkraft

Ihre Einschätzung zur Fortführung der Hilfe – frei formuliert, ohne Vorschlag der KI.

KI mit Verantwortung

Sie behalten die fachliche Hoheit.

Jeder Satz mit Quelle

Ein Klick führt vom Bericht zum Verlaufseintrag und zur Stelle im Diktat.

Klare Grenzen für die KI

Keine „Sicht der Beteiligten“, keine „fachliche Empfehlung“. Diese Abschnitte schreiben Menschen.

Freigabe durch Sie

Die Fachkraft prüft und gibt frei. Ohne Freigabe kein Eintrag, kein Bericht.

Die KI trifft keine Entscheidungen – sie formuliert Entwürfe.
Sicht der Beteiligten und fachliche Empfehlung bleiben ausschließlich bei der Fachkraft.
Als anvertraut gekennzeichnete Inhalte (§ 65 SGB VIII) werden nicht von der KI verarbeitet.

Verarbeitung über Anbieter mit AV-Vertrag. Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen.
Jede Freigabe wird protokolliert – nachvollziehbar für Leitung und Prüfung.
Ist das KI-Kontingent aufgebraucht, läuft das Diktat als reine Spracheingabe weiter.

Berichte

Entwicklungsbericht und Hilfeplanbericht als belegter Entwurf.

Fristen im Blick

Berichtsfristen vor dem Hilfeplangespräch erscheinen rechtzeitig auf Ihrer Übersicht.

Aus freigegebenen Einträgen

Der Entwurf nutzt nur Einträge, die Sie bereits geprüft und freigegeben haben.

Satz für Satz belegt

Quellenangaben führen zum Verlaufseintrag und zur Stelle im Diktat.

Freigabe & Gegenzeichnung

Die Leitung zeichnet gegen, bevor der Bericht an das Jugendamt geht.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu KI-Berichten in der Jugendhilfe

Darf ich in der Jugendhilfe überhaupt mit KI dokumentieren?

Ja, wenn die Verarbeitung datenschutzkonform geregelt ist und die Fachkraft die Verantwortung behält. Bei uns läuft die Verarbeitung über Auftragsverarbeiter mit AV-Vertrag in der EU, die KI erstellt nur Entwürfe, und ohne Ihre Freigabe gelangt nichts in die Akte.

Was schreibt die KI – und was nicht?

Die KI ordnet Ihr Diktat in Anlass, Anwesende, Themen und Vereinbarungen und entwirft Berichtsabschnitte aus freigegebenen Einträgen. Die Sicht der Beteiligten und die fachliche Empfehlung schreibt sie bewusst nicht.

Wie erkenne ich, woher ein Satz im Bericht stammt?

Jeder Satz trägt eine Quellenangabe zum Verlaufseintrag. Ein Klick zeigt den Eintrag und die passende Stelle im Diktat mit Zeitmarke.

Werden Gespräche mit Familien aufgezeichnet?

Nein. Sie diktieren nach dem Termin – Gespräche mit Familien werden nicht aufgezeichnet. Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen, Diktate werden nach der Transkription gelöscht.

Was passiert mit Inhalten nach § 65 SGB VIII?

Als anvertraut gekennzeichnete Inhalte (§ 65 SGB VIII) sind besonders geschützt und werden nicht von der KI verarbeitet. Sie erscheinen deshalb in keinem Berichtsentwurf.

Funktioniert das Diktat auch ohne Internet?

Ja. Die Aufnahme wird auf dem Gerät gesichert und strukturiert, sobald wieder Verbindung besteht.

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Ziel erreicht · 15:15 · Bericht freigegeben

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