Funktion · Belegungsmanagement
Wie viele Plätze sind heute belegt, wer ist auf Heimfahrt, welche Anfrage wartet auf eine Zusage? Das Belegungsmanagement in Ormisi zeigt jede Gruppe als Kalender aus Plätzen und Tagen, rechnet die Auslastung des Monats und führt Anfragen, Aufnahmen und Entlassungen mit Rechtsgrundlage und Jugendamt.
Belegt heute, Auslastung des Monats, freie Plätze, offene Anfragen.
Server-Standort Frankfurt am Main (EU)
Rechenzentren in Frankfurt, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Sozialdatenschutz
Rollen- und Rechtekonzept, Anvertrautes nach § 65 SGB VIII besonders geschützt.
KI mit Regeln
Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen.
Fachkraft entscheidet
Jeder KI-Entwurf braucht Ihre Freigabe.
Belegung in der stationären Jugendhilfe
Für eine Wohngruppe entscheidet die Belegung über vieles: welches Kind noch in die Gruppe passt, wie das Team aufgestellt ist und ob die Einrichtung wirtschaftlich arbeitet. Trotzdem steht die Belegung bei vielen Trägern in einer Excel-Datei, die nur die Leitung pflegt. Wenn das Jugendamt anruft, beginnt das Suchen.
Das Belegungsmanagement ist Teil der Software für die stationäre Jugendhilfe. Die Belegung entsteht aus Aufnahmen und Entlassungen, die ohnehin dokumentiert werden; Abwesenheiten wie Heimfahrt oder Klinik kommen aus dem Alltag der Gruppe. So bleibt der Kalender aktuell, ohne dass jemand eine Liste nachträgt. Die Daten liegen in derselben Software für die Jugendhilfe wie Gruppenbuch, Dienstplan und Fallakte.
Die Rechenregel folgt der üblichen Tagessatzlogik: Der Aufnahmetag zählt, der Entlasstag nicht. Abwesenheiten ändern die Belegung nicht, werden aber angezeigt. Damit stimmt der Kalender mit dem überein, was Sie mit dem Jugendamt als Belegungstage abrechnen.
Was das Belegungsmanagement kann
Alle Schritte der Belegung an einer Stelle – für die Gruppenleitung und für die Bereichsleitung über mehrere Gruppen.
So sieht es aus
Fiktive Wohngruppe mit acht Plätzen: Belegung im November, Auslastung, Abwesenheiten und das Cockpit mit der Belegung von heute.
Eine Belegung von Anfang bis Ende
So begleitet die Software einen Platz – ohne doppelte Listen.
Das Jugendamt fragt an. Kürzel, Geburtsjahr, gewünschter Beginn und anfragendes Jugendamt kommen auf die Warteliste.
Nach der Zusage den freien Platz wählen, Aufnahmedatum und Rechtsgrundlage eintragen. Die Anfrage wird als zugesagt markiert.
Heimfahrten, Klinikaufenthalte und Abgängigkeit erscheinen im Kalender – erfasst von der Gruppe, nicht von der Leitung.
Auszugstag und Anschluss festhalten. Der Platz ist ab dem Entlasstag wieder frei.
Für Leitungen
Leitungen sehen die Belegung jeder Gruppe, für die sie freigeschaltet sind, und die Auslastung im Monat. Zusammen mit den Kennzahlen der ambulanten Hilfen entsteht ein Bild des Trägers, das in die Steuerung einfließt – mehr dazu auf der Seite für Träger-Leitung und Controlling.
Nach § 47 Abs. 2 SGB VIII sind einrichtungsbezogene Aufzeichnungen, einschließlich der Belegung, mindestens fünf Jahre aufzubewahren. Weil die Belegung aus Aufnahmen und Entlassungen entsteht, ist sie jederzeit nachvollziehbar.
Kurzfristige Aufnahmen
Für Inobhutnahme- und Bereitschaftsgruppen zählt jede Minute. Freie Plätze sind auch am Smartphone sichtbar, die Aufnahme ist mit wenigen Angaben möglich, und das Gruppenbuch steht ab der ersten Stunde bereit. Mehr dazu auf der Seite Software für Inobhutnahme.
Auch für reguläre Wohngruppen lohnt der Blick nach vorn: Steht eine Entlassung in Richtung Verselbstständigung an, ist der Platz ab dem Auszugstag im Kalender frei. Die nächste Anfrage auf der Warteliste kann rechtzeitig vorbereitet werden – mit Vorgespräch, Absprache im Team und einem Blick auf die Zusammensetzung der Gruppe. So entstehen weniger Leerstandstage, ohne dass fachliche Überlegungen zu kurz kommen.
Wer gerade Dienst hat und wie viele Kinder im Haus sind, zeigt das Cockpit der Gruppe zusammen mit dem Dienstplan der Wohngruppe.
Diese Funktionen rund um die Belegung sind geplant, aber noch nicht im Produkt.
Häufige Fragen
Als Verhältnis von Belegungstagen zu Platztagen im Monat. Der Aufnahmetag zählt als belegt, der Entlasstag nicht. Abwesenheiten wie Heimfahrt oder Klinik ändern die Belegung nicht, werden aber farbig angezeigt.
§ 34 (Heimerziehung), § 35a (Eingliederungshilfe), § 41 (Hilfe für junge Volljährige), § 42 (Inobhutnahme) und § 19 SGB VIII (gemeinsame Wohnform für Mütter/Väter und Kinder).
So wenige wie möglich: Kürzel oder Vorname, Geburtsjahr, gewünschter Beginn und anfragendes Jugendamt. Vollständige Angaben folgen erst mit der Aufnahme.
Noch nicht. Die Belegungstage stehen im Kalender bereit; die Abrechnung von Tagessätzen ist in Vorbereitung. Ambulante Hilfen rechnen Sie heute bereits über Fachleistungsstunden ab.
Ja. Die Gruppe sieht ihren Belegungskalender und erfasst Abwesenheiten wie Heimfahrt, Klinik oder Schule selbst. Aufnahmen und Entlassungen nehmen in der Regel Gruppen- oder Bereichsleitung vor; welche Rolle was darf, regelt das Rollen- und Rechtekonzept.
November · 87,5 % Auslastung · 1 Platz frei
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