Abschlussbericht und Zwischenbericht in der Jugendhilfe

Berichtsarten im Überblick

Das SGB VIII kennt keine Berichtsarten; es verlangt in § 36 nur, dass der Hilfeplan aufgestellt und regelmäßig überprüft wird. Welche Berichte der freie Träger wann schreibt, regeln Jugendamt und örtliche Vereinbarungen. In der Praxis haben sich vier Typen herausgebildet, deren Namen von Ort zu Ort wechseln.

Aufbau des Abschlussberichts in der Jugendhilfe

Ein Abschlussbericht ist kein langer Entwicklungsbericht. Er soll in wenigen Seiten zeigen, wie die Hilfe verlaufen ist, was sie bewirkt hat – aus Sicht aller Beteiligten – und was der junge Mensch oder die Familie für die Zeit danach braucht.

1. 1Rahmen: Hilfeart, Rechtsgrundlage, Beginn und Ende, Umfang, beteiligte Fachkräfte, Anlass der Beendigung.
2. 2Ausgangslage und Auftrag: Warum die Hilfe begann, welche Ziele im ersten Hilfeplan standen.
3. 3Gesamtverlauf: Phasen der Hilfe, wichtige Wendepunkte, Fortschreibungen der Ziele.
4. 4Zielerreichung: Je Ziel der Stand am Ende – erreicht, teilweise, nicht erreicht – mit Belegen.
5. 5Wirkung aus Sicht der Beteiligten: Was sagen der junge Mensch, die Eltern, die Fachkraft?
6. 6Ressourcen und offene Themen: Was trägt die Familie weiter, wo braucht sie noch Unterstützung?
7. 7Empfehlungen für den Anschluss: Nachbetreuung, andere Hilfen, Kontakte, Ansprechpersonen.

Übergänge: Anschlusshilfe, Volljährigkeit, Zuständigkeitswechsel

Viele Hilfen enden nicht einfach, sondern gehen in etwas anderes über. Der Abschlussbericht ist dann ein Übergabedokument und sollte so geschrieben sein, dass die nächste Stelle damit arbeiten kann – soweit die Weitergabe datenschutzrechtlich zulässig ist.

• Anschlusshilfe: Bei einem Wechsel der Hilfeart oder des Trägers wird der Übergang in der Hilfeplanung mit allen Beteiligten abgestimmt. Der Bericht beschreibt, was sich bewährt hat und woran die neue Hilfe anknüpfen kann.
• Volljährigkeit: Junge Volljährige können Hilfe nach § 41 SGB VIII erhalten. Endet sie, werden sie nach § 41a SGB VIII innerhalb eines angemessenen Zeitraums bei der Verselbständigung beraten und unterstützt; Zeitraum und Umfang sollen im Hilfeplan dokumentiert werden.
• Zuständigkeitsübergang: Wechselt die Zuständigkeit zu einem anderen Sozialleistungs- oder Rehabilitationsträger, sind nach § 36b SGB VIII rechtzeitig im Rahmen des Hilfeplans Vereinbarungen zur Durchführung des Übergangs zu treffen; beim Übergang in die Eingliederungshilfe soll die Teilhabeplanung in der Regel ein Jahr vorher eingeleitet werden.

Formulierungen für den Abschlussbericht

Ein Abschlussbericht wird oft Jahre später noch gelesen – von einer neuen Fachkraft, einem anderen Jugendamt oder vom jungen Menschen selbst, wenn er seine Akte anfordert. Schreiben Sie so, dass der Bericht auch dann fair und verständlich bleibt. Bilanzen wie „die Hilfe ist gescheitert“ oder „die Familie war nicht erreichbar“ sagen wenig und hängen einem Menschen lange nach.

Beschreiben Sie stattdessen, was sich verändert hat und was nicht, und woran das lag – soweit Sie es wissen. Die Regeln aus dem Beitrag zu Formulierungen in der Dokumentation gelten auch hier: Beobachtung, Aussage und Einschätzung trennen, Quellen nennen, Ressourcen sichtbar machen.

Zwischenbericht in der Jugendhilfe: kurz und zielbezogen

Ein Zwischenbericht wird fällig, wenn das Jugendamt außerhalb des regulären Rhythmus etwas wissen muss: nach einer Krise, vor einer Entscheidung über mehr oder weniger Stunden, bei einem Hinweis Dritter oder wenn sich die Lebenssituation grundlegend ändert. Er beantwortet die Frage, die gestellt wurde – nicht mehr.

Eine Seite reicht oft: Anlass und Fragestellung, der relevante Verlauf seit dem letzten Bericht, Ihre Einschätzung, Ihre Empfehlung. Beziehen Sie sich auf die Ziele des Hilfeplans und nennen Sie bei einer Empfehlung zum Umfang geleistete und bewilligte Fachleistungsstunden. Auch ein Zwischenbericht wird nach Möglichkeit vorher mit der Familie besprochen.

Aus der Dokumentation zum Bericht

Ein Abschlussbericht über eine Hilfe von zwei Jahren ist nur schreibbar, wenn die Dokumentation es erlaubt: Ziele aller Hilfepläne, Entwicklungsberichte und Verlaufseinträge mit Zielbezug. Wer erst am Ende sucht, verbringt Stunden mit alten Ordnern.

In Ormisi bleiben fortgeschriebene Ziele mit ihrem Status in der Fallakte erhalten, auch wenn sie erreicht oder verworfen wurden. Aus freigegebenen Verlaufseinträgen entsteht ein Berichtsentwurf nach Hilfeplanzielen, in dem jeder Satz auf seine Quelle verweist; die Sicht der Beteiligten und die Empfehlung schreibt die Fachkraft selbst.