Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII: Voraussetzungen, Unterlagen, Aufsicht

Wann eine Betriebserlaubnis nötig ist

Nach § 45 Abs. 1 SGB VIII bedarf der Träger einer Einrichtung nach § 45a SGB VIII für den Betrieb der Erlaubnis. Eine Einrichtung ist nach § 45a eine auf gewisse Dauer und unter der Verantwortung eines Trägers angelegte förmliche Verbindung ortsgebundener räumlicher, personeller und sachlicher Mittel, die der ganztägigen oder teilweisen Betreuung oder Unterkunft sowie Beaufsichtigung, Erziehung, Bildung oder Ausbildung von Kindern und Jugendlichen außerhalb ihrer Familie dient. Darunter fallen Wohngruppen nach § 34, Inobhutnahmestellen, Tagesgruppen, stationäre Angebote der Eingliederungshilfe nach § 35a und auch Kindertageseinrichtungen.

Keine Erlaubnis brauchen unter anderem Jugendfreizeit- und Jugendbildungseinrichtungen, Jugendherbergen, Schullandheime und Schülerheime unter Schulaufsicht (§ 45 Abs. 1 Satz 2). Familienähnliche Betreuungsformen wie Erziehungsstellen sind nach § 45a nur dann Einrichtungen, wenn sie fachlich und organisatorisch in eine betriebserlaubnispflichtige Einrichtung eingebunden sind; Landesrecht kann weitere Fälle regeln. Ob ein geplantes Angebot erlaubnispflichtig ist, sollten Sie deshalb früh mit der zuständigen Behörde klären. Für Inobhutnahmestellen gelten dieselben Anforderungen; was dort in der ersten Nacht zu dokumentieren ist, beschreibt der Artikel Inobhutnahme: Ablauf und Dokumentation.

Zuständig ist der überörtliche Träger der Jugendhilfe, in den meisten Ländern das Landesjugendamt; in der Praxis ist oft von „Heimaufsicht“ oder „Einrichtungsaufsicht“ die Rede. Wer ohne Erlaubnis eine Einrichtung betreibt, handelt nach § 104 SGB VIII ordnungswidrig.

Voraussetzungen nach § 45 Abs. 2 SGB VIII

Die Erlaubnis ist zu erteilen, wenn das Wohl der Kinder und Jugendlichen in der Einrichtung gewährleistet ist. Das ist nach § 45 Abs. 2 Satz 2 SGB VIII in der Regel anzunehmen, wenn vier Voraussetzungen erfüllt sind.

1. 1Zuverlässigkeit des Trägers (Nr. 1): Der Träger bietet Gewähr, dass er die Einrichtung ordnungsgemäß betreibt. Nach Satz 3 fehlt sie insbesondere, wenn er nachhaltig gegen Mitwirkungs- und Meldepflichten nach §§ 46 und 47 verstoßen, Personen entgegen einem Beschäftigungsverbot nach § 48 beschäftigt oder wiederholt gegen Auflagen verstoßen hat.
2. 2Räumliche, fachliche, wirtschaftliche und personelle Voraussetzungen (Nr. 2): passend zu Zweck und Konzeption, vom Träger dauerhaft gewährleistet – von der Zimmergröße bis zum Personalschlüssel.
3. 3Integration und Gesundheit (Nr. 3): Die gesellschaftliche und sprachliche Integration und ein gesundheitsförderliches Lebensumfeld werden unterstützt; gesundheitliche Vorsorge und medizinische Betreuung werden nicht erschwert.
4. 4Rechte und Schutz (Nr. 4): Entwicklung, Anwendung und Überprüfung eines Konzepts zum Schutz vor Gewalt, geeignete Verfahren der Selbstvertretung und Beteiligung sowie Beschwerdemöglichkeiten in persönlichen Angelegenheiten innerhalb und außerhalb der Einrichtung.

Unterlagen für den Antrag

Nach § 45 Abs. 3 SGB VIII legt der Träger mit dem Antrag die Konzeption der Einrichtung vor, die auch Auskunft über Maßnahmen zur Qualitätsentwicklung und -sicherung sowie zur ordnungsgemäßen Buch- und Aktenführung gibt. Außerdem weist er nach, dass Ausbildungsnachweise und erweiterte Führungszeugnisse des Personals vorgelegt und geprüft werden; Führungszeugnisse sind in regelmäßigen Abständen erneut anzufordern. Welche Unterlagen im Einzelnen verlangt werden, legen die Landesjugendämter in Antragsformularen und Arbeitshilfen fest.

• Konzeption: Zielgruppe, Rechtsgrundlagen, Platzzahl, pädagogisches Konzept, Tagesstruktur
• Gewaltschutzkonzept mit Risikoanalyse, Verhaltenskodex, Interventionsplan
• Beteiligungs- und Beschwerdeverfahren
• Personalkonzept: Stellen, Qualifikationen, Personalschlüssel, Nachtdienstform
• Raumprogramm mit Grundrissen, ggf. bau- und brandschutzrechtliche Nachweise
• Nachweise zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit
• Angaben zur Buch- und Aktenführung und zur Qualitätsentwicklung
• Verfahren zur Prüfung von Ausbildungsnachweisen und Führungszeugnissen

Prüfung vor Ort und nach Aktenlage

Nach Erteilung der Erlaubnis soll die Behörde nach § 46 SGB VIII nach den Erfordernissen des Einzelfalls überprüfen, ob die Voraussetzungen weiter bestehen. Häufigkeit, Art und Umfang der Prüfung richten sich nach fachlicher Einschätzung. Der Träger hat alle für die Prüfung erforderlichen Unterlagen vorzulegen. Örtliche Prüfungen können jederzeit unangemeldet erfolgen.

Die beauftragten Personen dürfen während der Tageszeit die Räume betreten, soweit sie nicht dem Hausrecht der Bewohner unterliegen, und Gespräche mit Beschäftigten sowie – mit Einverständnis der Sorgeberechtigten und dem Angebot einer Vertrauensperson – mit den Kindern und Jugendlichen führen. Zur Abwehr von Gefahren gilt das auch außerhalb der Tageszeit. Der Träger muss diese Maßnahmen dulden. Werden Mängel festgestellt, soll die Behörde zunächst beraten (§ 45 Abs. 6); werden sie nicht behoben, kann sie Auflagen erteilen und als letztes Mittel die Erlaubnis aufheben (§ 45 Abs. 7).

Laufende Pflichten nach der Erteilung

Mit der Erlaubnis beginnen die Pflichten aus § 47 SGB VIII: Der Träger meldet unverzüglich Änderungen bei Plätzen, Leitung, Betreuungskräften und Konzeption, Ereignisse oder Entwicklungen, die das Wohl der Kinder beeinträchtigen können, und eine bevorstehende Schließung; die Zahl der belegten Plätze meldet er jährlich. Außerdem führt er Aufzeichnungen über den Betrieb nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buch- und Aktenführung und bewahrt sie mindestens fünf Jahre auf. Einzelheiten stehen im Artikel zur Meldepflicht nach § 47 SGB VIII.

Praktisch heißt das: Dienstpläne, Belegung, Personalunterlagen, Vorkommnisse und Meldungen müssen so geführt sein, dass sie bei einer unangemeldeten Prüfung auffindbar sind. Eine Software für stationäre Jugendhilfe wie Ormisi hilft, weil Gruppenbuch, Dienstplan, Belegung, Taschengeld, Medikation und Meldungen an einer Stelle liegen und die Leitung offene Meldungen im Cockpit sieht. Die Verantwortung für Konzept und Umsetzung bleibt beim Träger.