Funktion · Dienstplan Wohngruppe
Ein Dienstplan für die Wohngruppe muss 24 Stunden an sieben Tagen abdecken: Frühdienst, Spätdienst, geteilte Dienste, Nachtbereitschaft oder Nachtwache. Ormisi zeigt die Woche als Raster, warnt bei unbesetzten Diensten und rechnet die Stunden je Person – mit anteiliger Anrechnung der Nachtbereitschaft.
Wer hat heute Dienst, wer kommt als Nächstes, wo fehlt jemand?
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Dienstplan in der stationären Jugendhilfe
Allgemeine Schichtplaner kennen Früh und Spät. Eine Wohngruppe kennt außerdem die Nacht: Schläft die Kollegin im Dienstzimmer und ist ansprechbar, ist es eine Nachtbereitschaft; ist sie die ganze Nacht wach, eine Nachtwache. Das macht für Arbeitszeit, Tarif und Betreuung einen Unterschied – und gehört deshalb in den Dienstplan.
Der Dienstplan in Ormisi ist Teil der Software für die stationäre Jugendhilfe. Er steht nicht für sich, sondern ist mit Gruppenbuch, Übergabe und Cockpit verbunden: Die Übergabe weiß, wann der vorige Dienst begann, und das Cockpit zeigt, wer gerade im Haus ist. Die Daten liegen in derselben Software für die Jugendhilfe wie die ambulante Arbeit Ihres Trägers.
Ziel ist ein Plan, den das Team versteht: eine Woche, drei Zeilen für Früh, Spät und Nacht, und ein deutlicher Hinweis, wo noch jemand fehlt.
Was der Dienstplan kann
Die Funktionen sind bewusst schlank gehalten – damit die Gruppenleitung den Plan in wenigen Minuten pflegt.
So sieht es aus
Die Wochenansicht einer fiktiven Wohngruppe mit Früh-, Spät- und Nachtdiensten, daneben das Cockpit mit dem aktuellen Dienst.
So entsteht der Plan
Einmal eingerichtet, ist die Wochenplanung eine Sache von Minuten.
Dienstarten und Soll-Besetzung der Gruppe festlegen – bei der Einrichtung gemeinsam mit uns.
Im Wochenraster Personen den Diensten zuordnen. Wo das Soll nicht erreicht ist, zeigt der Plan einen Hinweis.
Für jede Nacht wählen: Bereitschaft oder Wache. Die Stunden je Person passen sich an.
Das Team sieht seinen Dienst am Smartphone, das Cockpit zeigt den aktuellen Dienst, die Übergabe startet am richtigen Zeitpunkt.
Arbeitszeit in der Nacht
Ob und wie Bereitschaftszeiten als Arbeitszeit angerechnet werden, regeln Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung – nicht die Software. Deshalb ist der Anrechnungsfaktor einstellbar. Der Dienstplan zeigt den Beispielwert von 50 % ausdrücklich als Beispiel und rechnet Nachtwachen voll an.
Für Leitungen ist das mehr als eine Rechenhilfe: Wer im Plan sieht, wie viele Stunden eine Person in einer Woche angerechnet bekommt, erkennt Überlastung früh. Für ein strukturiertes Vorgehen beim Planen hilft der Artikel zum Dienstplan in der Wohngruppe im Wissensbereich.
Ein Beispiel aus dem Demo-Mandanten: Eine Gruppe mit acht Plätzen plant werktags zwei Kolleg:innen im Frühdienst, zwei im Spätdienst und eine Person in der Nacht. Fällt eine Kollegin aus, zeigt der Plan den Frühdienst sofort als unterbesetzt. Die Gruppenleitung trägt eine Vertretung ein, und das Team sieht die Änderung auf dem Smartphone. Wer an einem Wochenende zwei Nachtbereitschaften und einen Spätdienst übernimmt, sieht seine angerechneten Stunden direkt in der Wochenübersicht – ohne Nachrechnen auf Papier.
Alles hängt zusammen
Mit dem Dienstplan beginnt die Übergabe zum richtigen Zeitpunkt: Das digitale Gruppenbuch mit Schichtübergabe sammelt alle Einträge seit Beginn des vorigen Dienstes. Im Cockpit stehen Dienst, Belegung, fällige Medikamente und offene Aufgaben nebeneinander.
So entsteht ein Bild der Gruppe, das jede Kollegin beim Dienstantritt in einer Minute erfasst. Die Belegung zeigt dazu, wie viele Kinder heute im Haus sind und wer abwesend ist.
Diese Funktionen gehören für viele Träger zum Dienstplan. Sie sind geplant, aber noch nicht im Produkt.
Häufige Fragen
Frühdienst, Spätdienst, Tagdienst, geteilten Dienst, Nachtbereitschaft und Nachtwache. Für jede Dienstart sind Standardzeiten hinterlegt, etwa Frühdienst ab 06:30 und Nachtdienst ab 22:00.
Anteilig mit einem einstellbaren Faktor; als Beispiel sind 50 % hinterlegt. Maßgeblich ist Ihr Tarif- oder Arbeitsvertrag. Nachtwachen werden voll als Arbeitszeit angerechnet.
Ja. Die Anwendung läuft im Browser auf Smartphone, Tablet und PC. Wer gerade Dienst hat und wer als Nächstes kommt, steht zusätzlich im Cockpit der Gruppe.
Noch nicht. Der Dienstplan zeigt geplante und angerechnete Stunden. Eine Zeiterfassung mit Soll-Ist-Abgleich und ein Export für die Lohnabrechnung sind in Vorbereitung.
Die Schichtübergabe sammelt alle Einträge seit Beginn des vorigen Dienstes. Den Zeitpunkt liefert der Dienstplan. Deshalb sieht die neue Schicht genau das, was seit dem letzten Wechsel passiert ist.
Woche 46 · alle Dienste nach Soll besetzt
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