Funktion · Digitale Fallakte
Eine Dokumentationssoftware, die mitdenkt: Beteiligte, Hilfen, Kostenzusagen, Ziele und die Verlaufsdokumentation liegen in einer digitalen Fallakte. Jeder Eintrag hat einen Ist-Zeitpunkt, einen Zielbezug und eine Schutzstufe – und bleibt nachvollziehbar, auch wenn er später ergänzt wird.
Was in einer guten Papierakte steckt – nur auffindbar, geschützt und versioniert.
Server-Standort Frankfurt am Main (EU)
Rechenzentren in Frankfurt, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Sozialdatenschutz
Rollen- und Rechtekonzept, Anvertrautes nach § 65 SGB VIII besonders geschützt.
KI mit Regeln
Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen.
Fachkraft entscheidet
Jeder KI-Entwurf braucht Ihre Freigabe.
Warum eine eigene Dokumentationssoftware?
In vielen Teams ist die Fallakte auf drei Orte verteilt: ein Ordner im Büro, Word-Dateien auf dem Laufwerk und eine Excel-Liste für Stunden und Fristen. Wer vertritt, sucht. Wer einen Entwicklungsbericht schreibt, blättert durch Wochen von Notizen. Und wer wissen will, ob eine Information überhaupt weitergegeben werden darf, muss nachfragen.
Die digitale Fallakte in Ormisi bündelt diese Orte. Sie ist der Kern der Software für die Jugendhilfe und wird von ambulanten Teams ebenso genutzt wie von Wohngruppen. Für Fachkräfte in der ambulanten Jugendhilfe heißt das: Termin, Kontakt und Verlaufseintrag hängen an derselben Hilfe – vom Erstkontakt bis zum Abschlussbericht.
Gute Dokumentation ist beschreibend, belegbar und fair gegenüber den Familien. Die Akte unterstützt das mit klaren Feldern: Was ist passiert, wann ist es passiert, zu welchem Ziel gehört es, und wer darf es lesen? So entsteht ein Verlauf, auf den sich Hilfeplangespräch, Bericht und Abrechnung stützen können.
Was die Fallakte kann
Die Bereiche der Akte folgen dem Arbeitsalltag: Überblick, Hilfen und Zusagen, Ziele, Dokumentation, Termine und Beteiligung.
So sieht es aus
So sieht die digitale Fallakte im Demo-Mandanten aus – mit fiktiven Daten, aber mit allen Funktionen, die Sie im Test nutzen können.
Vom Termin in die Akte
Ob getippt, auf dem Smartphone oder diktiert: Jeder Eintrag folgt demselben Weg und ist danach überall dort verfügbar, wo er gebraucht wird.
Kontaktart, Dauer und Fahrt sind vorbelegt. Die Zeit zählt sofort gegen das Kontingent der Kostenzusage.
Überschrift, Ist-Zeitpunkt, Text. Beobachtung und Einschätzung getrennt – der Hinweis im Feld erinnert daran.
Bezug zum Hilfeplanziel herstellen, Schutzstufe festlegen und prüfen, wer den Eintrag sehen wird.
Freigegebene Einträge fließen in den Berichtsentwurf, in die Vorbereitung des Hilfeplangesprächs und in die Fokusansicht für Vertretungen.
Sozialdatenschutz
Jeder Fallzugriff hat einen Grund: Zuständigkeit, Vertretung oder Leitung. Vertretungen sind befristet, höchstens acht Wochen, und Inhalte nach § 65 SGB VIII gehen dabei nicht automatisch über. Bei einer dauerhaften Übergabe behält die bisherige Fachkraft 14 Tage Lesezugriff für Rückfragen.
Für den Notfall gibt es einen protokollierten Notfallzugriff: nur mit Begründung, für 24 Stunden und sichtbar für die Leitung. Als anvertraut gekennzeichnete Inhalte (§ 65 SGB VIII) sind besonders geschützt und werden nicht von der KI verarbeitet. Jeder Zugriff und jede Änderung wird im Audit-Protokoll festgehalten – ohne die Inhalte selbst zu speichern.
Mehr zu Rechenzentrum, Auftragsverarbeitung und Rollen lesen Sie unter Datenschutz & Sicherheit.
Vertretung und Bereitschaft
Wer einen Fall kurzfristig übernimmt, braucht keine 40 Seiten Verlauf, sondern das Wesentliche. Die Fokusansicht zeigt Fallverantwortung, laufende Hilfen, offene Fristen, aktuelle Absprachen und einen offenen Kinderschutzvorgang auf einer Seite.
Fristen und Wiedervorlagen gehören zum Fall: Hilfeplangespräch, Berichtsabgabe, Antrag, Ende der Kostenzusage, 18. Geburtstag oder Kontrolle eines Schutzplans. Sie erscheinen in der Akte, im Dashboard der Fachkraft und gesammelt bei der Leitung. Wie die Ziele mit dem Hilfeplan zusammenspielen, zeigt die Seite zur Hilfeplanung.
Diese Funktionen rund um die Fallakte sind geplant, aber noch nicht im Produkt. Wir nennen sie, damit Sie realistisch planen können.
Häufige Fragen
Für ambulante Hilfen wie SPFH (§ 31), Erziehungsbeistandschaft (§ 30), ISE (§ 35), soziale Gruppenarbeit (§ 29) und Schulbegleitung nach § 35a sowie für Heimerziehung nach § 34. Ein Fall kann mehrere Hilfen nacheinander oder parallel haben.
Ja, aber nicht still. Eine Korrektur erzeugt eine neue Fassung; die bisherige bleibt unverändert erhalten. Ist-Zeitpunkt und Erfassungszeitpunkt werden getrennt gespeichert, damit klar bleibt, wann etwas passiert ist und wann es dokumentiert wurde.
Einträge mit der Schutzstufe „§ 65 anvertraut“ sieht nur die Fachkraft, der etwas anvertraut wurde, und ausdrücklich benannte Personen. Alle anderen sehen nur, dass es einen Eintrag gibt. Als anvertraut gekennzeichnete Inhalte (§ 65 SGB VIII) sind besonders geschützt und werden nicht von der KI verarbeitet.
Nein. Sie können tippen, auf dem Smartphone erfassen oder diktieren. Sie diktieren nach dem Termin – Gespräche mit Familien werden nicht aufgezeichnet. Aus dem Diktat entsteht ein Entwurf, den Sie prüfen; erst nach Ihrer Freigabe steht er in der Akte.
Ja. Im Demo-Zugang arbeiten Sie mit fiktiven Fällen, ohne Anmeldung. Für Ihr Team gibt es 30 Tage kostenlos – mit Beispieldaten oder mit Ihren eigenen Fällen.
Akte AMB-2026-001 · Verlauf vollständig
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