Funktion · Meldungen nach § 47 SGB VIII
Einrichtungen mit Betriebserlaubnis müssen Ereignisse, die das Wohl der Kinder und Jugendlichen beeinträchtigen können, unverzüglich der Aufsichtsbehörde melden. Ormisi führt von der Erfassung des Vorkommnisses über die Einschätzung der Leitung bis zum Meldeentwurf als PDF – und zeigt, welche Meldung nach § 47 noch offen ist.
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Meldepflicht nach § 47 SGB VIII
§ 47 Abs. 1 Nr. 2 SGB VIII verpflichtet den Träger einer erlaubnispflichtigen Einrichtung, „Ereignisse oder Entwicklungen, die geeignet sind, das Wohl der Kinder und Jugendlichen zu beeinträchtigen“, unverzüglich der zuständigen Behörde zu melden – meist dem Landesjugendamt als Heimaufsicht. Welche Ereignisse darunter fallen und welches Formular gilt, konkretisieren die Länder in Handreichungen.
In der Praxis passiert ein Vorkommnis selten zu Bürozeiten. Die Nachtbereitschaft hält fest, was geschehen ist; die Leitung entscheidet am Morgen, ob gemeldet wird; die Meldung geht raus; Wochen später fragt jemand nach. Die Funktion in der Software für die stationäre Jugendhilfe verbindet diese Schritte. Sie gehört zur Software für die Jugendhilfe und liegt damit dort, wo auch Gruppenbuch, Abwesenheiten und Fallakte liegen.
Wichtig: Die Software gibt nur einen Hinweis, ob Ereignisse einer Art in der Regel meldepflichtig sind. Die Einschätzung im Einzelfall trifft die Leitung – und sie wird mit Begründung festgehalten.
Was die § 47-Funktion kann
Jedes Vorkommnis hat einen Status: erfasst, gemeldet, abgeschlossen. Die Leitung sieht offene Meldungen im Cockpit der Gruppe.
So sieht es aus
Fiktives Vorkommnis aus der Demo-Wohngruppe: Sachverhalt, Sofortmaßnahmen, wer informiert ist und der Hinweis zur Meldepflicht.
Ablauf
So begleitet die Software ein Vorkommnis – unabhängig davon, ob es am Ende meldepflichtig ist.
Wer dabei war, erfasst Art, Zeitpunkt, Sachverhalt und Sofortmaßnahmen – am Tablet im Dienstzimmer oder am Smartphone.
Leitung, Sorgeberechtigte, Jugendamt und gegebenenfalls Polizei informieren und in der Kette abhaken.
Die Leitung entscheidet, ob eine Meldung nach § 47 erforderlich ist, und begründet die Entscheidung.
Meldeentwurf als PDF prüfen und versenden, Meldung mit Datum vermerken, Vorkommnis abschließen.
Prüfung und Aufbewahrung
Bei einer örtlichen Prüfung oder einer Rückfrage zählt, was belegbar ist: wann das Ereignis geschah, wer wann informiert wurde, wie die Leitung eingeschätzt hat und wann gemeldet wurde. Das alles steht am Vorkommnis – mit Namen und Zeitstempeln, nicht in einem Ordner im Leitungsbüro.
Für die Nachtbereitschaft heißt das: Sie muss nicht entscheiden, ob gemeldet wird, sondern nur sorgfältig festhalten, was geschehen ist und wen sie informiert hat. Die Leitung übernimmt am Morgen mit allen Angaben, die sie für ihre Einschätzung braucht. Im Cockpit der Gruppe bleibt das Vorkommnis sichtbar, bis es gemeldet oder als nicht meldepflichtig eingeschätzt und abgeschlossen ist.
§ 47 Abs. 2 SGB VIII verlangt außerdem, einrichtungsbezogene Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre aufzubewahren. Vorkommnisse, Belegung und Gruppenbuch liegen in der Software und bleiben verfügbar. Zu diesen Aufzeichnungen gehört auch die Belegung der Plätze – mehr dazu auf der Seite zum Belegungsmanagement.
Abgrenzung
Eine Meldung nach § 47 richtet sich an die Aufsichtsbehörde und betrifft die Einrichtung. Ein Verfahren nach § 8a SGB VIII betrifft den Schutz eines einzelnen Kindes und läuft in der Fallakte. Beides kann zusammenfallen – etwa wenn ein Ereignis in der Gruppe gewichtige Anhaltspunkte für eine Gefährdung liefert.
Für diesen Fall gibt es die Kinderschutz-Funktion nach § 8a. Im Alltag beginnt beides oft mit einem Eintrag im digitalen Gruppenbuch in der Kategorie Vorkommnis.
Diese Erweiterungen sind geplant, aber noch nicht im Produkt.
Häufige Fragen
Nein. Sie zeigt je Art einen Hinweis, ob solche Ereignisse nach Länderhandreichungen in der Regel meldepflichtig sind. Die Einschätzung trifft die Leitung, und sie wird mit Begründung gespeichert.
Abgängigkeit, Gewalt oder Grenzverletzung, Selbstgefährdung, Unfall oder Verletzung, Polizeieinsatz, gesundheitlicher Notfall, Sachbeschädigung und Sonstiges. Bei Gewalt, Selbstgefährdung, Polizeieinsatz, Abgängigkeit und Notfällen weist die Software auf eine wahrscheinliche Meldepflicht hin.
Der Entwurf enthält die Pflichtangaben gängiger Länderformulare. Einige Landesjugendämter schreiben ein eigenes Formular vor; dann übertragen Sie die Angaben dorthin. Länderspezifische Vorlagen sind in Vorbereitung.
Im Cockpit der Gruppe stehen offene Vorkommnisse. Ist ein Ereignis meldepflichtig und noch nicht gemeldet, ist es offen; nach 24 Stunden wird es als überfällig markiert.
Vorkommnis 04.11. · gemeldet 05.11., 09:10
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