Funktion · Leistungsnachweis mit Unterschrift
Kein Stundenzettel mehr, der im Auto liegen bleibt: Der Leistungsnachweis entsteht je Hilfe und Monat aus den erfassten Kontakten. Die Familie unterschreibt auf dem Smartphone der Fachkraft im Kiosk-Modus. Der Inhalt ist mit einem Hash gesichert – ändert sich ein Kontakt, wird eine neue Unterschrift fällig.
Aus den Kontakten des Monats, unterschrieben vor Ort, bereit für die Rechnung.
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Fachkraft entscheidet
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Leistungsnachweis für das Jugendamt
Für ambulante Hilfen verlangen viele Jugendämter einen Leistungsnachweis: Welche Kontakte gab es, wann, wie lange, welcher Art – oft mit Unterschrift der Leistungsberechtigten. Auf Papier heißt das: Zettel ausdrucken, beim Hausbesuch unterschreiben lassen, ins Büro bringen, abtippen, der Rechnung beilegen. Jeder Schritt kostet Zeit und kann schiefgehen.
In Ormisi ist der Nachweis kein eigenes Formular, sondern eine Sicht auf das, was ohnehin erfasst wird. Jeder abgeschlossene Termin und jeder Kontakt wird als Fachleistungsstunde der Hilfe zugeordnet. Am Monatsende liegt der Nachweis fertig vor. Die Funktion ist Teil der Software für die ambulante Jugendhilfe und der Software für die Jugendhilfe insgesamt.
Die Unterschrift erfolgt dort, wo die Hilfe stattfindet: im Wohnzimmer der Familie, im Jugendzentrum oder in der Schule – auf dem Gerät der Fachkraft, ohne dass die Familie etwas anderes sehen kann als ihren Nachweis.
Was der Leistungsnachweis kann
Vom Kontakt bis zur Anlage der Rechnung ohne Medienbruch.
So sieht es aus
Ein fiktiver Monatsnachweis mit fünf Kontakten und die Unterschrift im Kiosk-Modus – so sieht es die Familie.
Am Monatsende
So läuft die Unterschrift beim letzten Hausbesuch des Monats.
Unter „Leistungsnachweise“ den Monat und die Hilfe wählen. Der Nachweis zeigt alle Kontakte mit Summe.
„Unterschreiben lassen“, PIN festlegen, Gerät übergeben. Ab jetzt sieht die Familie nur den Nachweis.
Name eintragen, mit dem Finger unterschreiben, bestätigen. Danach „Vielen Dank“ – und das Gerät geht zurück.
Mit der PIN zurück in die App. Der Status des Nachweises steht auf „unterschrieben“ – auch in der Übersicht der Verwaltung.
Nachvollziehbarkeit
Die Unterschrift im Kiosk-Modus ist eine einfache elektronische Signatur: Sie bestätigt, dass die Familie die aufgeführten Termine und Zeiten gesehen hat. Der Inhalts-Hash sorgt dafür, dass später niemand unbemerkt einen Kontakt ändern kann – jede Änderung macht den alten Nachweis ungültig und verlangt eine neue Version.
Ob ein Jugendamt eine digitale Unterschrift akzeptiert, regelt Ihre Leistungsvereinbarung. Viele Jugendämter verlangen nur die Bestätigung der Leistungsberechtigten, nicht eine bestimmte Form. Klären Sie das vorab mit Ihrem Kostenträger. Die Kontaktliste je Hilfe liegt außerdem jeder Rechnung als Anlage im PDF bei.
Für die Fachkraft bedeutet das: Kein Ausdruck vor dem Termin, kein Zettel im Handschuhfach, kein Abtippen am Freitagnachmittag. Für die Verwaltung bedeutet es: Der Stand jedes Nachweises ist in der Übersicht sichtbar – offen, unterschrieben, Verweigerung vermerkt oder geändert. Wer am Monatsende nachfassen muss, sieht sofort, bei welcher Familie die Unterschrift noch fehlt, und kann die Fachkraft gezielt darauf ansprechen.
Abrechnung
Die Verwaltung sieht in der Monatsabrechnung, für welche Hilfen ein unterschriebener Nachweis vorliegt. Fehlt einer, steht die Hilfe auf dem Klärungsstapel. Die Rechnung entsteht aus denselben Daten, nach dem Regelwerk des Kostenträgers, und geht als XRechnung an das Jugendamt; das Rechnungs-PDF enthält den Leistungsnachweis als Anlage.
Mehr dazu auf der Seite Fachleistungsstunden abrechnen. Erfasst werden die Kontakte meist unterwegs mit der Offline-App – auch dort, wo das Netz fehlt.
Häufige Fragen
Aus den erfassten Kontakten der Hilfe im Monat: Datum, Uhrzeit, Art und Dauer. Die Fachkraft muss nichts zusätzlich eintragen. Der Nachweis enthält bewusst keine Adressen.
Der Inhalts-Hash stimmt dann nicht mehr. Die Software zeigt „geändert – neu unterschreiben“, und die Familie bestätigt die neue Version. Die alte Unterschrift bleibt nachvollziehbar gespeichert.
Nein. Im Kiosk-Modus zeigt das Gerät nur den Nachweis. Zurück in die App geht es nur mit der PIN, die die Fachkraft vorher festgelegt hat, oder durch eine neue Anmeldung.
Dann vermerkt die Fachkraft die Verweigerung mit einem kurzen Grund. Der Vermerk wird mit dem Inhalts-Hash gespeichert, und die Verwaltung sieht ihn bei der Abrechnung.
Das hängt von Ihrer Vereinbarung mit dem Jugendamt ab. Viele verlangen eine Bestätigung der Leistungsberechtigten ohne bestimmte Form. Stimmen Sie das vorab ab; die Kontaktliste liegt zusätzlich dem Rechnungs-PDF als Anlage bei.
30.10. · 13:30 · Nachweis unterschrieben
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