Lösung · Träger-Leitung & Controlling
Geschäftsführung und Bereichsleitung brauchen andere Antworten als Fachkräfte: Reichen die Kontingente bis zum Zusageende? Wie viele Stunden haben wir je Jugendamt erbracht? Wo fallen Termine aus? Ormisi liefert Controlling für die Jugendhilfe aus den Daten, die im Alltag ohnehin entstehen – ohne Leistungsvergleich einzelner Mitarbeitender.
Keine Zusatzerfassung, keine Schattenlisten.
Server-Standort Frankfurt am Main (EU)
Rechenzentren in Frankfurt, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Sozialdatenschutz
Rollen- und Rechtekonzept, Anvertrautes nach § 65 SGB VIII besonders geschützt.
KI mit Regeln
Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen.
Fachkraft entscheidet
Jeder KI-Entwurf braucht Ihre Freigabe.
Steuerung freier Träger
Viele Träger steuern mit Excel: Eine Kollegin aus der Verwaltung sammelt Stundenzettel, rechnet Kontingente nach und baut zum Quartal eine Übersicht für die Geschäftsführung. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und kommt oft zu spät – etwa wenn ein Kontingent schon überzogen ist, bevor der Verlängerungsantrag gestellt wurde.
Ormisi dreht das um. Weil Fachkräfte Termine, Kontakte und Verlauf in der Software für die Jugendhilfe erfassen und die Verwaltung dort abrechnet, entstehen die Kennzahlen nebenbei. Leitungen sehen den Stand je Hilfe, je Jugendamt und je Hilfeart – für ambulante Hilfen ebenso wie für die stationäre Jugendhilfe mit Belegung und Auslastung.
Ein Grundsatz gilt dabei immer: Die Auswertungen zeigen Hilfen, Jugendämter und Hilfearten, nicht die Leistung einzelner Mitarbeitender. Das schützt das Vertrauen im Team und ist mit der Mitarbeitervertretung leichter abzustimmen.
Was Leitungen sehen
Je nach Rolle – Teamleitung, Bereichsleitung, Verwaltung – zeigt die Software die passenden Übersichten.
So sieht es aus
Fiktive Zahlen aus dem Demo-Mandanten: Fachleistungsstunden je Hilfeart und Jugendamt, das Dashboard der Teamleitung und die Kennzahlen auf dem Smartphone.
Einführung beim Träger
Kennzahlen sind nur so gut wie die Daten dahinter. So führen Träger die Software ein.
Klient:innen, Hilfen und Kostenzusagen aus Excel, CSV oder dem Altsystem übernehmen – beim begleiteten Start erledigen wir das mit Ihnen.
Je Jugendamt Fachleistungsstunden, Pauschalen und Zuschläge als Regelwerk mit Gültigkeit anlegen.
Zwei Online-Termine für Fachkräfte und Verwaltung, danach arbeitet das Team im Alltag mit der App.
Ab dem ersten Monat liegen Kontingente, Stunden und Fristen vor. Zum Quartal exportiert die Verwaltung die Auswertungen.
Rollen und Verantwortung
Teamleitungen sehen im Dashboard die Fristen der Woche, offene Freigaben und den Stand der Kontingente ihres Teams; bei „Team heute“ stehen nur die Termine, keine Leistungsauswertung je Person. Verwaltung und Bereichsleitung arbeiten mit Abrechnung und Auswertungen. Fachliche Inhalte der Fallakte sehen nur Personen mit fachlichem Fallzugriff.
Ihre Daten werden in Rechenzentren in Frankfurt am Main (EU) verarbeitet und gesichert. Jeder Zugriff wird protokolliert, Notfallzugriffe werden der Leitung angezeigt. Für Ihren Datenschutzbeauftragten gibt es den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und § 80 SGB X; Details unter Datenschutz & Sicherheit.
Wirtschaftlichkeit
Wir nennen keine pauschalen Einsparzahlen – zu unterschiedlich sind Träger, Jugendämter und Hilfearten. Messbar wird der Nutzen an drei Stellen: weniger Zeit für Stundenzettel und Nachweise, weniger Rückfragen und Kürzungen bei der Abrechnung, weil Prüfregeln Fehler vorher zeigen, und weniger überzogene Kontingente, weil Verlängerungsanträge rechtzeitig gestellt werden.
Dazu kommt ein Effekt, der sich schwer in Euro ausdrücken lässt: Wenn Leitung und Verwaltung dieselben Zahlen sehen wie die Fachkräfte, werden Gespräche über Kontingente, Ausfälle und Personaleinsatz sachlicher.
Die Kosten sind kalkulierbar: ein Preis pro aktivem Nutzer und Monat, monatlich kündbar, mit Mengenstaffel für größere Träger. Alle Pakete stehen auf der Seite Preise. Wie die Abrechnung im Detail läuft, beschreibt die Seite Fachleistungsstunden abrechnen.
Diese Funktionen für Leitung und Verwaltung sind geplant, aber noch nicht im Produkt.
Häufige Fragen
Fachleistungsstunden und Beträge je Hilfeart und Jugendamt, Stand der Kontingente je Kostenzusage, Ausfallquote, Hilfen mit Beendigungsgründen sowie Fristen über alle Fälle. Stationär kommen Belegung und Auslastung je Gruppe dazu. Alle Auswertungen lassen sich als CSV exportieren.
Nein. Die Auswertungen zeigen Hilfen, Jugendämter und Hilfearten. Leitungen sehen bei „Team heute“ die Termine ihrer Teammitglieder, aber keine Leistungsauswertung je Person.
Beim Selbststart arbeiten Teams am selben Tag mit Beispieldaten. Beim begleiteten Start übernehmen wir Klient:innen und Kostenzusagen aus Excel, CSV oder Ihrem Altsystem und schulen Ihr Team in zwei Online-Terminen.
Ja, über den CSV-Export der Auswertungen. Ein DATEV-Export für die Buchhaltung und eine Programmierschnittstelle sind in Vorbereitung.
Der Preis richtet sich nach aktiven Nutzern und Paket; ab 25 aktiven Nutzern sinkt der Nutzerpreis. Auf der Preisseite rechnet ein Preisrechner Ihren Monatsbetrag aus.
Januar–Oktober · 116 FLS · CSV exportiert
Lernen Sie die Leitungs- und Verwaltungssicht in 30 Minuten kennen – an Fragen aus Ihrem Träger. Oder testen Sie 30 Tage kostenlos.
Lieber gleich selbst klicken? Demo-Zugang ohne Anmeldung öffnen