Funktion · Hilfeplanung
Die Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII lebt von Zielen, die alle verstehen – und von einem Verlauf, der zeigt, was sich bewegt hat. Ormisi übernimmt die Ziele aus dem Hilfeplan in die Fallakte, ordnet jeden Eintrag einem Ziel zu und bereitet den Bericht zum Hilfeplangespräch vor.
Damit Ziele nicht im Protokoll vom letzten Hilfeplangespräch verschwinden.
Server-Standort Frankfurt am Main (EU)
Rechenzentren in Frankfurt, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Sozialdatenschutz
Rollen- und Rechtekonzept, Anvertrautes nach § 65 SGB VIII besonders geschützt.
KI mit Regeln
Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen.
Fachkraft entscheidet
Jeder KI-Entwurf braucht Ihre Freigabe.
Hilfeplanung im Alltag freier Träger
Das Jugendamt steuert das Hilfeplanverfahren und schreibt den Hilfeplan. Freie Träger setzen die vereinbarten Ziele um, dokumentieren den Verlauf und berichten vor der nächsten Fortschreibung. Zwischen zwei Gesprächen liegen oft sechs Monate – und in dieser Zeit entscheidet sich, ob die Ziele im Alltag ankommen.
Genau dort setzt die Hilfeplanung in Ormisi an. Die Ziele stehen in der digitalen Fallakte, nicht in einem PDF im Mailpostfach. Jeder Verlaufseintrag kann einem Ziel zugeordnet werden. So sieht die Fachkraft beim nächsten Hausbesuch, woran gerade gearbeitet wird, und die Leitung erkennt, wo eine Hilfe stockt.
Die Funktion ist Teil der Software für die Jugendhilfe und gilt für ambulante Hilfen ebenso wie für die Wohngruppe. In der ambulanten Jugendhilfe sind es oft Ziele wie eine verlässliche Morgenroutine, in der stationären Hilfe Schritte zur Verselbstständigung oder zur Rückkehr in die Familie.
Was die Hilfeplanung kann
Die Hilfeplanung ist kein eigenes Programm, sondern ein Bereich der Fallakte – dadurch hängt alles zusammen.
So sieht es aus
Die Hilfeplanziele einer Familie mit Teilzielen und Status – und die Fristenliste, die an das nächste Hilfeplangespräch erinnert.
Ein Hilfeplanzyklus
So begleitet die Software einen typischen Zyklus zwischen zwei Gesprächen beim Jugendamt.
Nach dem Gespräch trägt die Fachkraft die vereinbarten Ziele ein – fachlich und in Worten der Familie, mit Überprüfungsdatum.
Jeder Hausbesuch oder Gruppenalltag wird mit Zielbezug festgehalten. Der Status eines Ziels wird angepasst, sobald sich etwas ändert.
Vor dem Termin erscheint die Frist im Dashboard. Der HPG-Bericht entsteht als Entwurf aus den freigegebenen Einträgen je Ziel.
Der Entwurf wird geprüft, freigegeben und mit der Familie besprochen, bevor er an das Jugendamt geht.
Beteiligung
§ 36 SGB VIII verlangt, dass Personensorgeberechtigte und Kinder oder Jugendliche an der Hilfeplanung beteiligt werden. In der Software zeigt sich das an kleinen Stellen: Das Feld „In Worten der Familie“ bewahrt die eigene Formulierung. Im Bereich Beteiligung halten Sie Rückmeldungen und Beschwerden der Familie mit Status fest, und Erklärungen wie Einwilligungen oder Schweigepflichtentbindungen stehen mit Gültigkeit in der Akte.
Berichte durchlaufen eigene Stufen: Entwurf, geprüft, freigegeben, mit der Familie besprochen, versendet. So bleibt sichtbar, ob ein Bericht vor dem Versand gemeinsam gelesen wurde.
Berichte mit Quelle
Für den Bericht zum Hilfeplangespräch liest die Software die freigegebenen Verlaufseinträge des Zeitraums und gliedert einen Entwurf nach den Zielen. Jeder Satz verweist auf den Eintrag, aus dem er stammt. Sie formulieren nach, streichen und ergänzen – der Entwurf ist ein Startpunkt, kein fertiges Dokument.
Jeder KI-Entwurf braucht die Freigabe der Fachkraft. Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen. Wie Diktat und Berichtsentwurf genau funktionieren, zeigt die Seite zur KI-Dokumentation per Spracheingabe.
Diese Ergänzungen zur Hilfeplanung sind geplant, aber noch nicht verfügbar.
Häufige Fragen
Nein. Den Hilfeplan erstellt das Jugendamt im Verfahren nach § 36 SGB VIII. Die Software unterstützt den freien Träger dabei, die vereinbarten Ziele umzusetzen, den Verlauf zu dokumentieren und den Bericht für das nächste Gespräch vorzubereiten.
Ja. Jedes Ziel kann Teilziele haben, die eigenständig einen Status bekommen. Ein Überprüfungsdatum je Ziel hilft, den Stand vor dem nächsten Hilfeplangespräch gemeinsam mit der Familie anzuschauen.
Sie wählen Hilfe, Berichtsart und Zeitraum. Die Software erstellt aus den freigegebenen Einträgen einen nach Zielen gegliederten Entwurf, jeder Satz mit Quelle. Sie prüfen, überarbeiten und geben frei; erst dann kann der Bericht versendet werden.
Termine des Hilfeplangesprächs und Berichtsabgaben legen Sie als Frist oder Wiedervorlage an; das Ende einer Kostenzusage wird automatisch übernommen. Alle Fristen erscheinen im Dashboard der Fachkraft und gesammelt bei der Leitung.
Ja. Ziele, Verlauf und Berichte sind für ambulante und stationäre Hilfen gleich aufgebaut. Einträge aus dem Gruppenbuch und aus der Fallakte ergänzen sich, wenn ein Kind in der Wohngruppe lebt.
HPG am 20.11. · Bericht freigegeben
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