Funktion · Kinderschutz § 8a
Wenn gewichtige Anhaltspunkte für eine Kindeswohlgefährdung auftauchen, zählt jede Minute – und jede Notiz. Die Kinderschutz-Funktion führt durch das Verfahren nach § 8a SGB VIII: Anhaltspunkte, Einschätzung, Beratung mit der insoweit erfahrenen Fachkraft, Schutzplan und Mitteilung an das Jugendamt. Die Leitung ist ab dem ersten Schritt informiert.
Jeder Schritt mit Ist-Zeitpunkt und Erfassungszeitpunkt.
Server-Standort Frankfurt am Main (EU)
Rechenzentren in Frankfurt, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Sozialdatenschutz
Rollen- und Rechtekonzept, Anvertrautes nach § 65 SGB VIII besonders geschützt.
KI mit Regeln
Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen.
Fachkraft entscheidet
Jeder KI-Entwurf braucht Ihre Freigabe.
Schutzauftrag freier Träger
Freie Träger haben nach § 8a Abs. 4 SGB VIII einen eigenen Schutzauftrag: Werden ihren Fachkräften gewichtige Anhaltspunkte bekannt, schätzen sie das Gefährdungsrisiko ein, ziehen eine insoweit erfahrene Fachkraft beratend hinzu, beziehen Kind und Eltern ein, soweit der Schutz dadurch nicht in Frage gestellt wird, und informieren das Jugendamt, wenn die Gefährdung nicht anders abgewendet werden kann. Wie das genau abläuft, regelt die Vereinbarung zwischen Ihrem Träger und dem Jugendamt.
Im Alltag scheitert gute Kinderschutz-Dokumentation selten am Wissen, sondern an der Situation: Es ist spät, die Kollegin ist unterwegs, die Notizen liegen in drei Dateien. Die Kinderschutz-Funktion in der digitalen Fallakte gibt jedem Schritt einen festen Platz. Was fehlt, ist sichtbar; was erledigt ist, hat einen Zeitpunkt.
Die Funktion gehört zur Software für die Jugendhilfe und ist für ambulante Teams ebenso gedacht wie für Wohngruppen der stationären Jugendhilfe.
Was die Kinderschutz-Funktion kann
Der Status des Vorgangs ergibt sich aus den erfassten Schritten – niemand muss ihn von Hand pflegen.
So sieht es aus
Fiktiver Vorgang im Demo-Mandanten: Anhaltspunkte, Einschätzung und kollegiale Beratung mit Ist- und Erfassungszeitpunkt, daneben die Fristen der Leitung.
Ablauf in der Software
Die Reihenfolge orientiert sich an § 8a Abs. 4 SGB VIII. Ihre Vereinbarung mit dem Jugendamt bleibt maßgeblich.
Betroffene Kinder auswählen, Anhaltspunkte beschreiben, Zeitpunkt der Wahrnehmung angeben. Die Leitung wird beim Speichern benachrichtigt.
Eigene Einschätzung, kollegiale Beratung und Beratung mit der insoweit erfahrenen Fachkraft – pseudonymisiert, wenn sie extern ist.
Festhalten, wie Kind und Eltern einbezogen wurden oder warum nicht. Ergebnis und Schutzplan mit Kontrollterminen anlegen.
Mitteilung an das Jugendamt mit Zeitpunkt und Weg dokumentieren. Abschließen ist erst möglich, wenn das Ergebnis festgehalten ist.
Wichtig
Im akuten Notfall gilt: Polizei 110 oder Bereitschaftsdienst des Jugendamts. Die Dokumentation folgt danach – mit Ist-Zeitpunkt, damit erkennbar bleibt, wann etwas geschah und wann es aufgeschrieben wurde. Nachträge zu einem Schritt sind möglich und werden als Nachtrag gekennzeichnet.
Die Software trifft keine Einschätzung und bewertet keine Personen. Sie sorgt dafür, dass die fachliche Einschätzung Ihrer Fachkräfte vollständig, zeitlich geordnet und für die Leitung sichtbar ist. Bei Kindern in einer Wohngruppe kann ein Ereignis zusätzlich nach § 47 SGB VIII meldepflichtig sein – dafür gibt es die Meldungen nach § 47.
Sozialdatenschutz
Vor der Übermittlung an eine Fachkraft, die nicht dem eigenen Träger angehört, sind Sozialdaten nach § 64 Abs. 2a SGB VIII zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren, soweit die Aufgabenerfüllung das zulässt. Die Vereinbarungen nach § 8a Abs. 4 greifen das für freie Träger in aller Regel auf. Der Export ersetzt Namen, Vornamen, Adressteile, Geburtsdaten und Aktenzeichen durch neutrale Platzhalter. Jeder Export wird im Audit-Protokoll vermerkt.
Ihre Daten werden in Rechenzentren in Frankfurt am Main (EU) verarbeitet und gesichert. Zugriff haben nur Personen mit fachlichem Fallzugriff; das Dashboard zeigt anderen lediglich, dass ein Vorgang offen ist. Details zu Rollen und Protokollierung finden Sie unter Datenschutz & Sicherheit.
Häufige Fragen
Nein. Die Einschätzung treffen Ihre Fachkräfte gemeinsam mit der insoweit erfahrenen Fachkraft. Die Software gibt dem Verfahren eine Struktur, hält Zeitpunkte fest und sorgt dafür, dass die Leitung informiert ist.
Beim Eröffnen wird die Leitung sofort benachrichtigt. Im Dashboard sehen Leitung und zuständige Fachkraft den offenen Vorgang mit dem nächsten Schritt. Details sehen nur Personen mit fachlichem Fallzugriff.
Der Export erzeugt eine Textdatei für die Fallberatung. Namen, Adressteile, Geburtsdaten und Aktenzeichen werden durch Platzhalter wie „Kind A“ oder „Elternteil 1“ ersetzt. Prüfen Sie den Text vor der Weitergabe auf weitere identifizierende Details.
Konkrete Vereinbarungen: was getan wird, wer verantwortlich ist und bis wann. Jede Vereinbarung bekommt einen Kontrolltermin, der als Frist erscheint, und wird später als eingehalten oder offen vermerkt.
Ja. Der § 8a-Vorgang hängt am Fall und funktioniert für ambulante und stationäre Hilfen gleich. In Wohngruppen kommen Meldungen nach § 47 SGB VIII an die Heimaufsicht hinzu.
§ 8a · Schutzplan aktiv · Kontrolle am 12.11.
Im Demo-Zugang finden Sie einen fiktiven § 8a-Vorgang mit Schutzplan. Oder wir gehen ihn in 30 Minuten gemeinsam mit Ihrer Kinderschutzfachkraft durch.
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