Aufbewahrungsfristen und Löschung in der Jugendhilfe

Drei Quellen von Aufbewahrungsfristen

Wer fragt, wie lange eine Jugendhilfeakte aufbewahrt werden muss, bekommt oft eine Jahreszahl ohne Quelle. Das ist riskant, denn die richtige Antwort hängt davon ab, um welche Unterlage es geht und welche Regeln für den Träger gelten.

• Fachrecht: Das SGB VIII enthält eine ausdrückliche Mindestfrist nur für einrichtungsbezogene Aufzeichnungen erlaubnispflichtiger Einrichtungen (§ 47 Abs. 2). Für Fallakten ergeben sich Pflichten vor allem aus den Vereinbarungen mit dem Jugendamt.
• Steuer- und Handelsrecht: Für Bücher, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege gilt § 147 AO.
• Datenschutz: Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn sie für ihren Zweck nicht mehr notwendig sind (Art. 17 DSGVO). Stehen Aufbewahrungsfristen entgegen, tritt an die Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung.

Einrichtungsunterlagen nach § 47 SGB VIII

Seit dem Kinder- und Jugendstärkungsgesetz enthält § 47 SGB VIII eine ausdrückliche Pflicht für Träger erlaubnispflichtiger Einrichtungen: Sie haben den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buch- und Aktenführung entsprechend Aufzeichnungen über den Betrieb der Einrichtung und deren Ergebnisse anzufertigen sowie „eine mindestens fünfjährige Aufbewahrung der einrichtungsbezogenen Aufzeichnungen sicherzustellen“ (§ 47 Abs. 2 Satz 1).

Die Pflicht umfasst nach § 47 Abs. 2 Satz 3 auch die Unterlagen zu den räumlichen, wirtschaftlichen und personellen Voraussetzungen der Betriebserlaubnis sowie zur Belegung der Einrichtung. Gemeint sind Unterlagen über den Betrieb – nicht automatisch jede einzelne Fallakte. Wie die Betriebserlaubnisbehörde Ihres Landes das auslegt, sollten Sie dort erfragen.

Fallakte, Berichte, Kinderschutz-Dokumentation

Für die Fallakte eines freien Trägers – Verlaufsdokumentation, Berichte, Hilfepläne, Einwilligungen – gibt es keine einheitliche bundesgesetzliche Aufbewahrungsfrist. Maßgeblich sind die Vereinbarungen mit dem Jugendamt (etwa Leistungs- und Qualitätsentwicklungsvereinbarungen oder Rahmenverträge auf Landesebene), Satzung und Regeln des Trägers sowie der datenschutzrechtliche Grundsatz der Erforderlichkeit.

Fachliche Empfehlungen sprechen sich teils für eine längere Aufbewahrung aus. Das Bayerische Landesjugendamt etwa hält es in seinen Empfehlungen zur SPFH für sinnvoll, Akten noch einige Zeit, gegebenenfalls Jahre nach Abschluss aufzubewahren, wenn damit zu rechnen ist, dass auf sie zurückgegriffen werden muss. Eine solche Entscheidung sollte begründet und dokumentiert sein.

Abrechnung: Rechnungen und Leistungsnachweise

Für die Abrechnung gilt § 147 AO. Nach Abs. 3 sind Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und vergleichbare Unterlagen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und die sonstigen dort genannten Unterlagen – etwa empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe – sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.

Ob ein Leistungsnachweis als Buchungsbeleg gilt, hängt davon ab, wie er in der Buchhaltung verwendet wird; liegt er der Rechnung als Beleg bei, spricht viel für die Belegfrist. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung. Da Leistungsnachweise Sozialdaten enthalten, gilt für sie zugleich: nur so viel Inhalt wie nötig, und nach Fristablauf löschen.

Löschkonzept aufbauen

Ein Löschkonzept legt für jede Datenkategorie fest, wie lange sie aufbewahrt wird, auf welcher Grundlage und wer für die Löschung verantwortlich ist. Es ist die Antwort auf die Frage einer Aufsichtsbehörde oder einer betroffenen Person: Warum haben Sie diese Daten noch?

Wo eine Löschung wegen Aufbewahrungsfristen nicht möglich ist, wird die Verarbeitung eingeschränkt (§ 84 Abs. 4 SGB X, Art. 18 DSGVO): Die Daten bleiben gespeichert, sind aber nur noch für den Zweck der Aufbewahrung zugänglich. Bei laufenden Verfahren – etwa einem Rechtsstreit – wird die Löschung ausgesetzt, bis das Verfahren beendet ist.

Besondere Fälle: Fallabgabe, Auskunft, Trägerwechsel

Neben den regulären Fristen gibt es Situationen, in denen Träger schnell entscheiden müssen, was mit einer Akte geschieht. Legen Sie das Verfahren dafür vorher fest, nicht erst im Einzelfall.

Digitale Akte: revisionssicher und löschfähig

Eine digitale Akte muss zwei Dinge zugleich können, die sich zu widersprechen scheinen: Änderungen nachvollziehbar machen und Daten am Ende wirklich löschen. Wichtig sind eine Protokollierung, wer wann was geändert hat, eine Wiedervorlage für Löschfristen, ein Export bei Fallabgabe und die Möglichkeit, die Verarbeitung einzuschränken statt zu löschen.

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