Funktion · Gruppenbuch & Übergabe
Das digitale Gruppenbuch ersetzt das Übergabebuch auf dem Küchentisch. Einträge für die ganze Gruppe oder je Kind, Kategorien wie Schule, Gesundheit oder Elternkontakt, Aufgaben für die nächste Schicht – und eine Übergabe, die zeigt, was seit dem letzten Dienst neu ist. Wer gelesen hat, bestätigt es.
Für den Frühdienst um sechs ebenso wie für die Nachtbereitschaft um drei.
Server-Standort Frankfurt am Main (EU)
Rechenzentren in Frankfurt, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Sozialdatenschutz
Rollen- und Rechtekonzept, Anvertrautes nach § 65 SGB VIII besonders geschützt.
KI mit Regeln
Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen.
Fachkraft entscheidet
Jeder KI-Entwurf braucht Ihre Freigabe.
Gruppenbuch in der Wohngruppe
In einer Wohngruppe arbeiten sechs, acht oder zehn Kolleg:innen im Wechsel. Was am Vormittag in der Schule passiert ist, muss die Spätschicht wissen; was die Spätschicht vereinbart hat, braucht die Nachtbereitschaft. Das klassische Gruppenbuch löst das mit Papier – solange es niemand mit nach Hause nimmt, alle die Handschrift lesen können und klar ist, ob ein Eintrag schon gelesen wurde.
Das digitale Gruppenbuch in Ormisi übernimmt die bewährte Idee und ergänzt, was auf Papier fehlt: Filter nach Kind und Kategorie, eine Markierung für übergaberelevante Einträge, Aufgaben mit Erledigt-Vermerk und die Lesebestätigung je Eintrag. Es ist Teil der Software für die stationäre Jugendhilfe und damit der Software für die Jugendhilfe insgesamt – dieselbe Anmeldung, dieselbe Akte.
Wichtig für die Fachlichkeit: Das Gruppenbuch ist das Logbuch des Alltags. Was für die Hilfeplanung eines Kindes zählt, steht als Eintrag je Kind bereit und bleibt für Entwicklungsbericht und Hilfeplangespräch auffindbar.
Was das Gruppenbuch kann
Die Funktionen sind auf den Schichtdienst zugeschnitten: kurze Einträge, klare Markierungen, schnelle Übergabe.
So sieht es aus
Fiktive Wohngruppe „Linde“: Einträge mit Kategorie und Lesebestätigung, die Übergabe für die nächste Schicht und das Cockpit der Gruppe.
Ein Schichtwechsel
So läuft der Wechsel vom Spätdienst zur Nachtbereitschaft mit dem digitalen Gruppenbuch.
Kurze Einträge direkt nach dem Ereignis – am Tablet oder Smartphone, mit Kategorie und betroffenem Kind.
Übergaberelevante Einträge und Aufgaben werden markiert, damit sie in der Übergabe oben stehen.
Die neue Schicht sieht alles seit dem letzten Dienstbeginn: je Kind, für die Gruppe, offene Aufgaben.
„Gelesen und übernommen“ – die Bestätigung wird mit Name und Zeit gespeichert.
Gut dokumentieren
Ins Gruppenbuch gehören Beobachtungen und Absprachen aus dem Alltag: Wer war in der Schule, wie lief der Elternkontakt, was hat die Ärztin gesagt, was ist für morgen vereinbart. Das Eingabefeld erinnert daran, beschreibend zu formulieren: Was ist passiert, was wurde vereinbart?
Nicht ins Gruppenbuch gehören Inhalte, die ein Kind einer Fachkraft im Vertrauen erzählt hat. Dafür gibt es in der digitalen Fallakte die Schutzstufe „§ 65 anvertraut“. Ereignisse, die das Wohl der Kinder beeinträchtigen können, werden zusätzlich als Vorkommnis erfasst und bei Bedarf nach § 47 SGB VIII gemeldet.
Für das ganze Team
Ein Gruppenbuch wirkt nur, wenn alle es gleich führen. Bewährt haben sich wenige feste Regeln: beobachten statt bewerten, Uhrzeit und Quelle nennen, Einzelfallinhalte in die Akte des Kindes statt ins Gruppenbuch. Wie das im Alltag aussieht, zeigen die Artikel Gruppenbuch in der Wohngruppe führen und Schichtübergabe in der Wohngruppe.
Kolleg:innen, die nur dokumentieren – etwa die Nachtbereitschaft oder Honorarkräfte – arbeiten mit der Doku-Lizenz für 7 € im Monat. Sie schreiben ins Gruppenbuch, lesen die Übergabe und zeichnen Medikamentengaben ab, ohne Zugriff auf Abrechnung oder Auswertungen.
Die Anwendung läuft im Browser auf Tablet, Smartphone und PC. Ihre Daten werden in Rechenzentren in Frankfurt am Main (EU) verarbeitet und gesichert. Welche Gruppe jemand sieht, regeln Rollen und Rechte. Wer zur Übergabe auch den Dienstplan der Wohngruppe nutzt, sieht im Cockpit, wer gerade Dienst hat und wer als Nächstes kommt.
Häufige Fragen
Ja. Einträge, Aufgaben und Übergabe liegen in der Software. Viele Gruppen arbeiten ab der ersten Schicht digital; eine Einweisung von rund 30 Minuten reicht meist aus.
Die Übergabe zeigt alle Einträge seit Beginn des vorigen Dienstes, nach Kind und für die Gruppe sortiert, dazu offene Aufgaben. Ungelesene Einträge sind markiert und lassen sich mit „Nur ungelesene“ filtern.
Ja. Jeder Eintrag betrifft die ganze Gruppe oder ein Kind. Der Filter nach Kind zeigt den Verlauf eines Kindes – hilfreich für Entwicklungsbericht und Hilfeplangespräch.
Ja. Die Anwendung ist für Tablet und Smartphone gebaut und läuft im Browser, ohne Store-Installation. Große Bedienflächen und kurze Wege sind auf den Schichtdienst ausgelegt.
Vorkommnisse haben eine eigene Kategorie. Ist ein Ereignis möglicherweise meldepflichtig, erfassen Sie es zusätzlich als Vorkommnis; die Leitung schätzt die Meldepflicht nach § 47 SGB VIII ein.
21:00 · Übergabe gelesen und übernommen
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