Jugendhilfe-Software auswählen: Kriterien, Lastenheft, Einführung

Wer eine Jugendhilfe-Software vergleicht, bekommt von jedem Anbieter dieselben Versprechen: einfach, sicher, alles in einem. Eine gute Entscheidung entsteht deshalb nicht in der Demo, sondern vorher – mit klaren Anforderungen aus dem eigenen Alltag. Dieser Leitfaden führt Sie durch die Vorbereitung, zwölf Kriterien, zwanzig Fragen an Anbieter und eine Einführung in sechs Schritten. Am Ende steht ein Lastenheft zum Ausdrucken.

Zuletzt aktualisiert: 5. November 2026
8 Min. Lesezeit
Mit Quellen belegt

Lastenheft Jugendhilfe-Software drucken

Beispiel einer Leitungsübersicht: Fristen der Woche, offene Freigaben und der Stand jedes Stundenkontingents. Solche Ansichten sollten Sie in jeder Demo mit eigenen Fallbeispielen durchspielen. Alle Daten sind fiktiv.

Vorab klären: Hilfearten, Größe, Abläufe

Die häufigste Ursache für eine enttäuschende Software-Einführung ist keine schlechte Software, sondern eine unklare Anforderung. Bevor Sie Anbieter kontaktieren, sollte eine kleine Arbeitsgruppe – Leitung, zwei bis drei Fachkräfte, Verwaltung und die oder der Datenschutzbeauftragte – vier Fragen beantworten:

Welche Hilfearten bieten Sie an? Ambulante Hilfen wie SPFH oder Erziehungsbeistandschaft, stationäre Wohngruppen, Schulbegleitung oder eine Mischung – davon hängen Dokumentation, Abrechnung und Dienstplanung ab.
Wie groß sind Sie, und wie wachsen Sie? Zahl der Nutzerinnen und Nutzer, Standorte, Jugendämter, mit denen Sie abrechnen.
Wo hakt es heute? Sammeln Sie drei bis fünf konkrete Situationen: der Bericht, der am Wochenende entsteht, die Abrechnung, die eine Woche dauert, die Übergabe auf Zetteln.
Was muss bleiben? Formulare, die ein Jugendamt vorgibt, Abläufe im Kinderschutz, Vereinbarungen mit der Mitarbeitervertretung.

12 Kriterien für die Auswahl einer Jugendhilfe-Software

Die folgenden Kriterien decken ab, was im Alltag freier Träger entscheidet. Gewichten Sie sie nach Ihrer Ausgangslage: Für einen rein ambulanten Träger zählt die mobile Erfassung mehr als der Dienstplan, für eine Wohngruppe umgekehrt.

Zwölf Kriterien zur Auswahl einer Jugendhilfe-Software und woran Sie sie prüfen
Kriterium	Woran Sie es prüfen
1. Fachlichkeit der Hilfeplanung	Ziele aus dem Hilfeplan sind im Verlauf und im Bericht verknüpft; Fristen für Berichte und Hilfeplangespräche erscheinen rechtzeitig.
2. Kinderschutz	Ein Kinderschutz-Ablauf mit Gefährdungseinschätzung, Beratung durch die insoweit erfahrene Fachkraft und Schutzplan, mit Zeitstempeln und Benachrichtigung der Leitung.
3. Stationäre Anforderungen	Gruppenbuch, Übergabe, Belegung, Medikation, Taschengeld und Meldungen an die Heimaufsicht – falls Sie stationär arbeiten.
4. Mobil und offline	Termine abschließen und Kontakte erfassen funktioniert auf dem Smartphone auch ohne Netz und gleicht sich ohne doppelte Einträge ab.
5. Abrechnung	Fachleistungsstunden gegen das Kontingent der Kostenzusage buchen, Regeln je Jugendamt abbilden, Leistungsnachweise und Rechnungen als XRechnung erzeugen.
6. Datenschutz und Auftragsverarbeitung	Vertrag zur Auftragsverarbeitung, offengelegte Unterauftragsverarbeiter mit Sitz und Verarbeitungsort, Rollen und Rechte, Zugriffsprotokoll, Schutz anvertrauter Inhalte.
7. KI-Regeln	Falls KI enthalten ist: nur Entwürfe mit Freigabe, kein Training mit Ihren Daten, keine Gesprächsmitschnitte, nachvollziehbare Quellen.
8. Bedienbarkeit	Fachkräfte schaffen die Kernabläufe nach kurzer Einweisung; große Bedienflächen am Smartphone; Barrierefreiheit.
9. Datenübernahme	Welche Daten aus Excel oder dem Altsystem übernommen werden, in welchem Format, zu welchem Preis.
10. Ausstieg	Vollständiger Export in offenen Formaten wie CSV und PDF, auch nach der Kündigung, ohne Zusatzkosten.
11. Preise und Vertrag	Transparente Preise, Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, was im Preis enthalten ist und was extra kostet.
12. Support und Weiterentwicklung	Erreichbarkeit, Antwortzeiten, Schulungsangebote, wie Rückmeldungen von Trägern in das Produkt einfließen.

Datenschutz verdient besondere Sorgfalt

Bei Cloud-Software verarbeitet der Anbieter Ihre Falldaten im Auftrag. Sie bleiben als Träger verantwortlich und müssen den Anbieter sorgfältig auswählen. Lassen Sie sich Vertrag zur Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen und die Liste der Unterauftragsverarbeiter vor der Entscheidung zeigen – mit Sitz des Unternehmens und Ort der Verarbeitung. Werbebegriffe wie „DSGVO-konform“ ersetzen diese Unterlagen nicht. Für Jugendämter als Kunden gelten nach § 80 SGB X zusätzliche Anforderungen; freie Träger sollten mit ihrer oder ihrem Datenschutzbeauftragten klären, welche Pflichten aus den Vereinbarungen mit dem Jugendamt folgen. Eine ausführliche Prüfliste enthält der Artikel Cloud-Software für Sozialdaten.

Wie KI-Funktionen datenschutzrechtlich einzuordnen sind und wo die Grenzen liegen, beschreibt der Artikel KI in der Sozialen Arbeit.

Abrechnung: die Regeln Ihrer Jugendämter abbilden

Fachleistungsstunden sind nicht bundeseinheitlich definiert. Ob Fahrzeit enthalten ist, wie gerundet wird und welcher Anteil direkter Kontakt sein muss, regeln die Vereinbarungen mit jedem Jugendamt. Prüfen Sie, ob die Software mehrere Regelwerke parallel abbilden kann und ob sie Rechnungen als XRechnung erzeugt, wenn ein Jugendamt das verlangt.

20 Fragen an Anbieter in der Demo

Eine Demo zeigt, was der Anbieter zeigen will. Mit diesen Fragen lenken Sie das Gespräch auf das, was Sie wissen müssen. Bitten Sie bei jeder Antwort darum, es direkt in der Software vorzuführen.

Fachlichkeit und Alltag

Fragen eins bis acht prüfen, ob die Software zu Ihrer Arbeit passt:

1. Zeigen Sie bitte unseren Ablauf vom Hausbesuch bis zur Rechnung an einem Beispiel.
2. Wie verknüpfen Sie Verlaufseinträge mit den Zielen aus dem Hilfeplan?
3. Wie entsteht ein Entwicklungsbericht, und welche Formulare unserer Jugendämter lassen sich abbilden?
4. Wie läuft ein Verfahren nach § 8a SGB VIII ab, und wer wird wann benachrichtigt?
5. Was funktioniert ohne Internetverbindung, und was passiert bei Konflikten beim Abgleich?
6. Wie lange braucht eine Fachkraft, um einen Termin abzuschließen?
7. Wie bilden Sie unterschiedliche Abrechnungsregeln je Jugendamt ab?
8. Wie warnt die Software, bevor ein Stundenkontingent überschritten wird?

Datenschutz, Sicherheit und KI

Fragen neun bis vierzehn prüfen, ob Sie dem Anbieter Ihre Daten anvertrauen können:

9. Können wir Vertrag zur Auftragsverarbeitung, TOM und Liste der Unterauftragsverarbeiter vorab erhalten?
10. Wer betreibt die Server, wo werden Daten verarbeitet und gesichert, und welche Unternehmen haben Zugriff?
11. Wie sind Rollen und Rechte aufgebaut, und wie wird jeder Zugriff protokolliert?
12. Wie schützen Sie anvertraute Inhalte und Schutzadressen?
13. Wenn KI enthalten ist: Was wird an welchen Dienst übermittelt, wird mit unseren Daten trainiert, und wer gibt Entwürfe frei?
14. Was passiert bei einem Datenschutzvorfall, und wie schnell informieren Sie uns?

Vertrag, Einführung und Zukunft

Fragen fünfzehn bis zwanzig prüfen, was die Software über die Jahre kostet und wie Sie wieder herauskommen:

15. Was ist im Preis enthalten, was kostet extra (Einrichtung, Schulung, Datenübernahme, Schnittstellen)?
16. Gibt es eine Mindestlaufzeit, und wie lange gilt der Preis?
17. Welche Daten übernehmen Sie aus unseren Excel-Listen oder dem Altsystem?
18. Wie bekommen wir alle Daten bei einer Kündigung zurück, in welchem Format und bis wann?
19. Wie erreichen wir den Support, und wie schnell antworten Sie?
20. Welche Funktionen sind heute verfügbar und welche erst geplant?

Preis- und Lizenzmodelle vergleichen

Jugendhilfe-Software wird nach sehr unterschiedlichen Modellen abgerechnet: pro Nutzerin und Nutzer, pro Platz, pro betreuter Person, als Pauschale je Einrichtung oder als Lizenz für eigene Server. Vergleichbar werden die Angebote erst, wenn Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre für Ihre tatsächliche Größe berechnen – einschließlich Einrichtung, Schulung, Datenübernahme, Zusatzmodulen und Mindestabnahmen. Eine Beispielrechnung über drei Jahre und eine Übersicht versteckter Kosten finden Sie im Artikel Was kostet Jugendhilfe-Software?

Unsere eigenen Preise stehen vollständig auf der Preisseite. Ein Hinweis zur Fairness: Ein niedriger Listenpreis ist nur dann günstig, wenn die Abläufe, die Sie brauchen, ohne Zusatzmodule enthalten sind.

Einführung in 6 Schritten

Wie gut eine Software wird, entscheidet sich in den ersten Wochen nach der Unterschrift. Bewährt hat sich ein schrittweises Vorgehen mit einem kleinen Pilotteam.

Verantwortliche benennen: eine Projektleitung und je Team eine Ansprechperson, die Fragen sammelt und weitergibt.
Grundeinstellungen und Datenschutz: Rollen und Rechte, Jugendämter mit ihren Abrechnungsregeln, Vorlagen; Vertrag zur Auftragsverarbeitung unterschreiben und Datenschutzinformation für Familien anpassen.
Datenübernahme: Stammdaten, laufende Hilfen und Kostenzusagen übernehmen; abgeschlossene Altfälle bleiben meist im Archiv des Altsystems.
Pilot: ein Team arbeitet vier bis sechs Wochen produktiv mit der Software, die anderen arbeiten weiter wie bisher.
Schulung und Ausrollen: Rückmeldungen aus dem Pilot einarbeiten, alle Teams kurz und praxisnah schulen, am besten an eigenen Fällen.
Parallelbetrieb beenden: einen festen Stichtag setzen, ab dem nur noch in der neuen Software dokumentiert und abgerechnet wird.

Datenübernahme aus Excel und Altsystemen

Gut übernehmen lassen sich strukturierte Daten: Klientinnen und Klienten mit Stammdaten, Bezugspersonen, laufende Hilfen mit Hilfeart, Beginn und Jugendamt, Kostenzusagen mit Zeitraum und Kontingent sowie Kontaktdaten der Jugendämter. Schwieriger sind Freitexte und Dokumente aus Ordnerstrukturen: Sie lassen sich meist nur als Anhang übernehmen, nicht als durchsuchbarer Verlauf.

Bereinigen Sie Ihre Listen vor der Übernahme: doppelte Einträge zusammenführen, beendete Hilfen kennzeichnen, einheitliche Schreibweisen für Jugendämter. Übernehmen Sie nur, was Sie für laufende Hilfen brauchen – auch das ist ein Gebot der Datensparsamkeit.

Was Ormisi in diesem Vergleich abdeckt

Ormisi ist für freie Träger mit ambulanten und stationären Angeboten gebaut: Hilfeplanung, Verlauf und Berichte, Kinderschutz nach § 8a, eine Offline-App für Hausbesuche, Fachleistungsstunden mit Kontingentwarnung und Rechnungen als XRechnung. Die Preise sind öffentlich, monatlich kündbar, und Ihre Daten können Sie jederzeit kostenlos als CSV und PDF exportieren – auch noch 90 Tage nach der Kündigung. Prüfen Sie uns mit denselben zwanzig Fragen wie jeden anderen Anbieter.

Lastenheft Jugendhilfe-Software

Zum Ausfüllen in der Arbeitsgruppe vor dem ersten Anbietergespräch. Gewichtung: M = muss, S = soll, K = kann.

A. Ausgangslage

Hilfearten: ______________________________
Anzahl Nutzerinnen und Nutzer heute / in 3 Jahren: ______ / ______
Standorte und Teams: ______
Jugendämter, mit denen wir abrechnen: ______
Heutige Werkzeuge (Excel, Altsystem, Papier): ______
Drei Abläufe, die in der Demo gezeigt werden sollen: ______

B. Fachliche Anforderungen (M / S / K)

Hilfeplanziele mit Verlauf und Bericht verknüpft: ___
Fristen für Berichte und Hilfeplangespräche: ___
Kinderschutz-Ablauf nach § 8a SGB VIII: ___
Stationär: Gruppenbuch, Übergabe, Belegung, Medikation, Taschengeld, § 47-Meldungen: ___
Dienstplan: ___
Mobile Erfassung, auch offline: ___
Spracheingabe / KI-Entwürfe mit Freigabe: ___

C. Abrechnung (M / S / K)

Abrechnungsregeln je Jugendamt: ___
Kontingent der Kostenzusage mit Warnung: ___
Leistungsnachweis mit Unterschrift: ___
Rechnung als XRechnung: ___
Export für die Buchhaltung: ___

D. Datenschutz und Sicherheit

Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) liegt vor
Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Sitz und Verarbeitungsort liegt vor
Technische und organisatorische Maßnahmen liegen vor
Rollen- und Rechtekonzept, Zugriffsprotokoll
Schutz anvertrauter Inhalte (§ 65 SGB VIII) und Schutzadressen
Datenschutzbeauftragte(r) hat die Unterlagen geprüft

E. Vertrag, Einführung, Ausstieg

Gesamtkosten über 3 Jahre: ________ €
Mindestlaufzeit / Kündigungsfrist: ______
Kosten für Einrichtung, Schulung, Datenübernahme: ________ €
Datenexport bei Kündigung (Format, Frist, Kosten): ______
Support-Erreichbarkeit und Antwortzeit: ______
Pilotteam und Stichtag für das Ende des Parallelbetriebs: ______

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Häufige Fragen

Wie lange dauert die Einführung einer Jugendhilfe-Software?

Das hängt von Größe, Hilfearten und Datenübernahme ab. Für einen kleinen bis mittleren Träger ist ein Pilot von vier bis sechs Wochen mit anschließendem Ausrollen realistisch; wichtiger als die Dauer ist ein fester Stichtag, ab dem nur noch in der neuen Software gearbeitet wird.

Welche Daten können aus Excel übernommen werden?

Gut übernehmen lassen sich strukturierte Listen: Stammdaten von Klientinnen und Klienten, Bezugspersonen, laufende Hilfen, Kostenzusagen mit Zeitraum und Kontingent sowie Jugendämter. Freitexte und Dokumente werden meist als Anhang übernommen. Bereinigen Sie die Listen vorher.

Worauf sollten wir beim Datenschutz achten?

Lassen Sie sich Vertrag zur Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen und die Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Sitz und Verarbeitungsort vor der Entscheidung geben und von Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen. Achten Sie außerdem auf Rollen und Rechte, Zugriffsprotokolle und den Schutz anvertrauter Inhalte.

Brauchen wir ein formales Lastenheft?

Für kleine Träger reicht oft eine Seite mit Ausgangslage, Muss-Kriterien und drei Beispielabläufen. Entscheidend ist, dass alle Anbieter an denselben Anforderungen gemessen werden. Die Vorlage in diesem Artikel können Sie dafür ausdrucken.

Sollten wir Fachkräfte an der Auswahl beteiligen?

Ja. Fachkräfte, die die Software täglich nutzen, erkennen in der Demo schnell, ob ein Ablauf im Alltag trägt. Ihre Beteiligung erhöht außerdem die Akzeptanz bei der Einführung.

Quellen

Primärquellen, abgerufen zum Stand des Artikels. Keine Rechtsberatung.

[1]Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter · dsgvo-gesetz.de (Textwiedergabe)
[2]§ 80 SGB X – Verarbeitung von Sozialdaten im Auftrag · Bundesministerium der Justiz
[3]§ 61 SGB VIII – Anwendungsbereich · Bundesministerium der Justiz
[4]XRechnung – Standard und Versionen · Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)

Begriffe aus diesem Artikel

Prüfen Sie uns mit Ihrem eigenen Ablauf.

Zeigen Sie uns einen typischen Fall vom Hausbesuch bis zur Rechnung – wir spielen ihn in Ormisi durch.

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