Stand 5. November 2026

Lastenheft Jugendhilfe-Software

Zum Ausfüllen in der Arbeitsgruppe vor dem ersten Anbietergespräch. Gewichtung: M = muss, S = soll, K = kann.

A. Ausgangslage

Hilfearten: ______________________________
Anzahl Nutzerinnen und Nutzer heute / in 3 Jahren: ______ / ______
Standorte und Teams: ______
Jugendämter, mit denen wir abrechnen: ______
Heutige Werkzeuge (Excel, Altsystem, Papier): ______
Drei Abläufe, die in der Demo gezeigt werden sollen: ______

B. Fachliche Anforderungen (M / S / K)

Hilfeplanziele mit Verlauf und Bericht verknüpft: ___
Fristen für Berichte und Hilfeplangespräche: ___
Kinderschutz-Ablauf nach § 8a SGB VIII: ___
Stationär: Gruppenbuch, Übergabe, Belegung, Medikation, Taschengeld, § 47-Meldungen: ___
Dienstplan: ___
Mobile Erfassung, auch offline: ___
Spracheingabe / KI-Entwürfe mit Freigabe: ___

C. Abrechnung (M / S / K)

Abrechnungsregeln je Jugendamt: ___
Kontingent der Kostenzusage mit Warnung: ___
Leistungsnachweis mit Unterschrift: ___
Rechnung als XRechnung: ___
Export für die Buchhaltung: ___

D. Datenschutz und Sicherheit

Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) liegt vor
Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Sitz und Verarbeitungsort liegt vor
Technische und organisatorische Maßnahmen liegen vor
Rollen- und Rechtekonzept, Zugriffsprotokoll
Schutz anvertrauter Inhalte (§ 65 SGB VIII) und Schutzadressen
Datenschutzbeauftragte(r) hat die Unterlagen geprüft

E. Vertrag, Einführung, Ausstieg

Gesamtkosten über 3 Jahre: ________ €
Mindestlaufzeit / Kündigungsfrist: ______
Kosten für Einrichtung, Schulung, Datenübernahme: ________ €
Datenexport bei Kündigung (Format, Frist, Kosten): ______
Support-Erreichbarkeit und Antwortzeit: ______
Pilotteam und Stichtag für das Ende des Parallelbetriebs: ______

Redaktion Ormisi · Erstellt von der Redaktion auf Grundlage der Praxis eines freien Trägers der ambulanten Jugendhilfe und der angegebenen Quellen. Keine Rechtsberatung – maßgeblich sind Gesetz, Vereinbarungen mit dem Jugendamt und Ihre Leitung. Quelle: https://ormisi.de/wissen/jugendhilfe-software-auswaehlen