Gruppenbuch und Tagesdokumentation in der Wohngruppe führen

Gruppenbuch, Tagesdokumentation, Einzelakte: die Abgrenzung

Die drei Begriffe werden oft durcheinander verwendet. Gesetzlich definiert ist keiner davon; die Abgrenzung ergibt sich aus dem Zweck. Das Gruppenbuch dient der Kommunikation im Team über alles, was für den Dienst in der Gruppe wichtig ist. Die Tagesdokumentation hält fest, wie der Tag für ein einzelnes Kind verlaufen ist. Die Einzelakte bündelt alles, was ein Kind betrifft, über die gesamte Hilfe hinweg – Hilfeplan, Berichte, Gesundheit, Schule, Kontakte.

Die Unterscheidung ist nicht nur ordentlich, sondern datenschutzrechtlich geboten: Sozialdaten dürfen nach § 63 SGB VIII nur gespeichert werden, soweit sie für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind. Was ein Kind einer Fachkraft im Vertrauen erzählt hat, gehört nicht in ein Buch, das jede Aushilfe aufschlägt.

Was ins Gruppenbuch gehört

Ein gutes Gruppenbuch beantwortet für die nächste Schicht eine Frage: Was muss ich wissen, um diesen Dienst sicher und verlässlich zu machen? Alles, was dazu beiträgt, gehört hinein – knapp, datiert und mit Kürzel. Alles andere lenkt ab und macht das Wichtige schwer zu finden.

• Termine des Tages und der nächsten Tage: Arzt, Schule, Jugendamt, Besuchskontakte, Heimfahrten
• Absprachen, die für alle gelten: Ausgangszeiten, Regeln, vereinbarte Konsequenzen
• Stimmung und Situation in der Gruppe, Konflikte und ihre Klärung
• An- und Abwesenheiten, Rückkehrzeiten, Abgängigkeit
• Aufgaben für die nächste Schicht mit Zuständigkeit
• Hinweise auf besondere Vorkommnisse und ob die Leitung informiert ist
• Haus und Organisation: Reparaturen, Einkäufe, Fahrzeug

Tagesdokumentation je Kind

Die Tagesdokumentation ist die Verlaufsdokumentation der stationären Hilfe. Aus ihr entstehen Entwicklungsberichte, Stellungnahmen für das Hilfeplangespräch und im Ernstfall die Chronologie für eine Meldung. Sie muss deshalb anderen Anforderungen genügen als das Gruppenbuch: Sie soll zeigen, wie sich ein Kind entwickelt, und sich auf die Ziele aus dem Hilfeplan beziehen.

Bewährt hat sich eine kurze, feste Struktur: Wie ging es dem Kind heute, was ist passiert, was hat es selbst gesagt, was wurde vereinbart, welchen Bezug hat das zu den Zielen? Nicht jeder Tag braucht einen langen Eintrag. Drei Sätze mit konkreten Beobachtungen sind wertvoller als eine Seite allgemeiner Eindrücke. Wer Einträge gleich einem Hilfeplanziel zuordnet, kann später den Entwicklungsbericht schreiben, ohne Monate an Notizen durchsuchen zu müssen.

1. 1Datum, Schicht, Kürzel der Fachkraft.
2. 2Befinden und Tagesverlauf in zwei bis drei Sätzen.
3. 3Besondere Situationen: was beobachtet, was gesagt (möglichst wörtlich), was getan wurde.
4. 4Schule, Gesundheit, Kontakte zu Familie und Jugendamt.
5. 5Bezug zum Hilfeplanziel, wenn es einen gibt.
6. 6Offene Punkte und Vereinbarungen.

Lesen und bestätigen

Ein Gruppenbuch wirkt nur, wenn es gelesen wird. Legen Sie fest, dass jede Fachkraft zu Dienstbeginn alle Einträge seit ihrem letzten Dienst liest – und das bestätigt. Auf Papier geschieht das mit Kürzel und Datum unter dem letzten gelesenen Eintrag; digital mit einer Lesebestätigung. Damit lässt sich später nachvollziehen, wer welche Information hatte, etwa wenn eine Absprache nicht eingehalten wurde.

Besonders wichtig ist das für Kolleginnen, die nicht täglich in der Gruppe sind: Nachtbereitschaft, Springer, Honorarkräfte und alle, die aus Urlaub oder Krankheit zurückkommen. Für sie lohnt eine Markierung wichtiger Einträge, damit nach zwei Wochen Abwesenheit nicht zwanzig Seiten gelesen werden müssen, um die eine entscheidende Information zu finden. Die mündliche Übergabe ersetzt das Lesen nicht, sondern ergänzt es; wie beides zusammenspielt, beschreibt der Artikel zur Schichtübergabe in der Wohngruppe.

Sprache und Datenschutz

Auch wenn das Gruppenbuch ein internes Arbeitsmittel ist: Es ist Teil der Dokumentation der Einrichtung, kann bei einer Prüfung durch die Aufsicht eingesehen werden und muss nach einer Auskunftsanfrage unter Umständen in Teilen offengelegt werden. Schreiben Sie deshalb so, dass Sie jeden Eintrag dem betroffenen Kind und seinen Eltern erklären könnten. Beschreiben Sie Verhalten in Situationen, keine Eigenschaften: „Tim hat nach dem Telefonat mit seiner Mutter die Tür zugeschlagen und eine Stunde nicht gesprochen“ statt „Tim war wieder aggressiv“.

• Keine Diagnosen, Befunde oder Arztbriefe im Gruppenbuch – nur der Hinweis, dass es eine Änderung gibt.
• Namen von Dritten wie Eltern, neue Partner oder Freunde nur, soweit für den Dienst nötig.
• Anvertraute Informationen gehören in die Tagesdokumentation, gekennzeichnet und mit beschränktem Zugriff.
• Keine Schutzadressen oder geheimen Aufenthaltsorte im Gruppenbuch.
• Bewertungen als solche kennzeichnen und von Beobachtungen trennen.

Aufbewahrung und Nachweis gegenüber der Aufsicht

Seit 2021 verlangt § 47 Abs. 2 SGB VIII von Trägern erlaubnispflichtiger Einrichtungen, Aufzeichnungen über den Betrieb nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buch- und Aktenführung anzufertigen und die einrichtungsbezogenen Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre aufzubewahren. Das Gruppenbuch ist eine solche Aufzeichnung. Für die personenbezogene Akte eines Kindes gelten daneben die Regeln des Sozialdatenschutzes und die Vereinbarungen mit dem Jugendamt; legen Sie die Fristen im Löschkonzept des Trägers fest.

Ordnungsgemäß heißt auch: Einträge werden nicht nachträglich unbemerkt verändert. Auf Papier wird durchgestrichen, nicht überklebt; digital werden Änderungen mit Zeitpunkt und Person protokolliert. Ereignisse, die eine Meldung an die Aufsicht auslösen, sollten im Gruppenbuch so festgehalten sein, dass sich die Meldepflicht nach § 47 SGB VIII daraus sauber erfüllen lässt.

Digital statt Kladde

Die Papierkladde hat Vorteile – sie liegt immer da und braucht keinen Akku. Ihre Nachteile zeigen sich, wenn man etwas sucht: Wann war der letzte Kontakt mit dem Vater? Wer hat die Absprache zum Ausgang getroffen? Ein digitales Gruppenbuch ist durchsuchbar, trennt Einträge nach Kind und Gruppe, steuert, wer was sehen darf, und protokolliert Änderungen. Wichtig ist, dass es dort verfügbar ist, wo gearbeitet wird: auf dem Tablet im Dienstzimmer und auf dem Smartphone bei der Begleitung zum Arzt.

In Ormisi gibt es Einträge je Kind und für die Gruppe, nach Kategorien geordnet. Wichtige Ereignisse lassen sich markieren und erscheinen in der Übergabe; wer einen Eintrag gelesen hat, ist sichtbar. Neue Einträge seit der letzten Übergabe sind hervorgehoben. Mehr dazu auf der Seite zur Software für stationäre Jugendhilfe.