Dienstplan in der Wohngruppe erstellen: Modelle, Recht, Beispiel

Anforderungen an den Dienstplan in der Wohngruppe

Der Rahmen kommt von drei Seiten. Die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII setzt voraus, dass die personellen Voraussetzungen für den Betrieb erfüllt sind; Personalschlüssel, Qualifikationen und oft auch die Form der Nachtbetreuung stehen in der Konzeption, in der Leistungsvereinbarung und in den Richtlinien des Landesjugendamts. Das Arbeitszeitgesetz begrenzt Arbeitszeiten und schreibt Ruhezeiten vor. Und der Tarifvertrag oder die kirchlichen Arbeitsvertragsrichtlinien regeln, wie Bereitschaft vergütet und angerechnet wird.

Was „ausreichend Personal“ konkret heißt, ist nicht bundeseinheitlich geregelt. Personalschlüssel sind einrichtungsspezifisch und werden unterschiedlich notiert – mal als Betreute je Vollzeitstelle, mal umgekehrt. Auch das Fachkräftegebot, also welche Berufsabschlüsse als Fachkraft gelten, unterscheidet sich je Land; einige Landesjugendämter haben es wegen des Fachkräftemangels erweitert. Klären Sie diese Vorgaben, bevor Sie den ersten Plan schreiben, und halten Sie sie im Dienstplan als Regeln fest.

• Mindestbesetzung je Schicht und Tageszeit laut Konzeption
• Fachkraftanteil je Schicht und Qualifikationsanforderungen, etwa für die Nacht
• Doppeldienste in Kernzeiten wie Nachmittag und Abend
• Überschneidungen für die Übergabe als Arbeitszeit
• Zeiten für Teamsitzung, Supervision und Hilfeplangespräche
• Nur Personen im Plan, deren erweitertes Führungszeugnis geprüft ist (§ 72a, § 45 Abs. 3 SGB VIII)

Schichtmodelle für Wohngruppen

In der stationären Jugendhilfe haben sich drei Grundmodelle etabliert. Welches passt, hängt von der Zielgruppe, der Gruppengröße, der Konzeption und dem Tarif ab – und nicht zuletzt davon, was das Team als tragfähig erlebt.

Arbeitszeitrecht: die Eckpunkte

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) setzt die Grenzen. Die werktägliche Arbeitszeit darf nach § 3 ArbZG acht Stunden nicht überschreiten; eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist möglich, wenn im Durchschnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Nach Ende der täglichen Arbeitszeit ist nach § 5 Abs. 1 ArbZG eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten. In Einrichtungen zur Betreuung von Personen kann sie um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn das innerhalb eines Monats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird (§ 5 Abs. 2).

Nachtbereitschaft ist in der Regel Bereitschaftsdienst. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts zählt Bereitschaftsdienst arbeitszeitrechtlich als Arbeitszeit – auch die Stunden, in denen die Fachkraft schläft. Längere Dienste sind deshalb nur über die Öffnungsklauseln des § 7 ArbZG möglich: Ein Tarifvertrag oder eine darauf beruhende Betriebs- oder Dienstvereinbarung kann zulassen, die Arbeitszeit über zehn Stunden zu verlängern, wenn regelmäßig und in erheblichem Umfang Bereitschaftsdienst anfällt, und die Ruhezeit unter bestimmten Bedingungen zu kürzen. Wie die Bereitschaft vergütet und auf die Sollarbeitszeit angerechnet wird, regeln TVöD SuE, AVR und Haustarife jeweils eigenständig.

Beispielwoche für eine Gruppe mit acht Plätzen

Die folgende Woche ist fiktiv und dient nur der Veranschaulichung. Angenommen sind sechs Mitarbeitende (A bis F), Frühdienst 06:30–14:00 Uhr, Spätdienst 13:30–21:30 Uhr mit 30 Minuten Übergabe, Nachtbereitschaft 21:30–07:00 Uhr. Beachtet ist, dass nach einem Spätdienst kein Frühdienst am Folgetag folgt und nach einer Nachtbereitschaft frei oder erneut Nachtbereitschaft ist. Wochenstunden, Anrechnung der Bereitschaft und Urlaubsvertretung sind nicht dargestellt; sie hängen vom Tarif ab.

Ausfälle und Einspringen

Krankheitsausfälle sind im Schichtdienst der Normalfall, nicht die Ausnahme. Ein guter Dienstplan plant sie ein: mit einem Springerpool über mehrere Gruppen, mit vorher vereinbarten Bereitschaften für kurzfristiges Einspringen und mit klaren Regeln, wer in welcher Reihenfolge gefragt wird. Wer immer dieselben Kolleginnen anruft, verliert sie.

Beim Einspringen gelten die Ruhezeiten weiter. Eine Fachkraft, die nach dem Spätdienst morgens den Frühdienst übernimmt, verletzt die Elf-Stunden-Regel. Prüfen Sie außerdem, ob die Mindestbesetzung und der Fachkraftanteil gewahrt bleiben. Fällt die Besetzung über längere Zeit unter die Vorgaben, kann das eine meldepflichtige Entwicklung nach § 47 SGB VIII sein – die Landesjugendämter nennen erhebliche Personalausfälle ausdrücklich als Beispiel.

In fünf Schritten zum Dienstplan

Ein Dienstplan entsteht nicht in einem Zug. Wer in einer festen Reihenfolge vorgeht, vermeidet, dass am Ende eine Regel verletzt ist, die man am Anfang hätte sehen können. Die folgenden Schritte gelten für einen Monatsplan, der mit festem Vorlauf veröffentlicht wird.

1. 1Rahmen festlegen: Mindestbesetzung je Schicht, Fachkraftanteil, Nachtdienstform und Überschneidungen aus Konzeption und Betriebserlaubnis übernehmen.
2. 2Fixe Termine eintragen: Urlaube, Fortbildungen, Teamsitzung, Supervision, bekannte Hilfeplangespräche und Aufnahmen.
3. 3Nächte und Wochenenden zuerst verteilen: Sie sind am schwersten zu besetzen und am wichtigsten für eine faire Verteilung.
4. 4Früh- und Spätdienste auffüllen und dabei Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit und Wünsche prüfen.
5. 5Plan prüfen lassen, mit der Mitarbeitervertretung abstimmen und veröffentlichen; Änderungen danach nur noch über das vereinbarte Tauschverfahren.

Mitbestimmung

Dienstpläne sind mitbestimmungspflichtig. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 Betriebsverfassungsgesetz bestimmt der Betriebsrat bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und der Verteilung auf die Wochentage mit, nach Nr. 3 bei vorübergehender Verlängerung oder Verkürzung der Arbeitszeit. In kirchlichen Einrichtungen gelten stattdessen die Mitarbeitervertretungsordnungen; sie sehen vergleichbare Beteiligungsrechte vor. Viele Träger regeln das Verfahren in einer Dienstvereinbarung: Vorlauf des Plans, Wunschbuch, Tausch, Einspringen.

Ein Plan, der fair verteilt und rechtzeitig steht, ist auch ein Mittel gegen Fluktuation. Veröffentlichen Sie ihn mit festem Vorlauf, machen Sie Wünsche und Tausche transparent und werten Sie regelmäßig aus, wer wie viele Wochenenden und Nächte hatte.

Dienstplan mit Software

Eine Dienstplan-Software lohnt sich, wenn sie die Regeln kennt: Sie warnt bei unterschrittenen Ruhezeiten, fehlender Mindestbesetzung oder einer Schicht ohne Fachkraft, bevor der Plan veröffentlicht ist. Der Dienstplan ist zudem eine einrichtungsbezogene Aufzeichnung, die nach § 47 Abs. 2 SGB VIII mindestens fünf Jahre aufzubewahren ist. Und sie verbindet den Plan mit dem Alltag: Wer Dienst hat, sieht die Übergabe; die Leitung sieht, wer in der Nacht im Haus ist.

In Ormisi richten Sie ein Schichtmodell mit Früh-, Spät- und Nachtdienst ein und legen Bereitschaften fest; der Dienstplan zeigt das ganze Team rund um die Uhr, auch auf dem Smartphone. Nachtbereitschaften und Honorarkräfte arbeiten im selben System. Mehr auf der Seite zur Software für stationäre Jugendhilfe.