Kostenzusage und Stundenkontingent: bewilligte Fachleistungsstunden steuern

Was in der Kostenzusage steht

Das Jugendamt trägt die Kosten einer Hilfe grundsätzlich nur, wenn sie auf der Grundlage seiner Entscheidung nach Maßgabe des Hilfeplans erbracht wird (§ 36a Abs. 1 SGB VIII). Diese Entscheidung erhält der Träger als Kostenzusage, auch Kostenübernahmeerklärung oder Kostenanerkenntnis genannt. Sie ist die Grundlage jeder Rechnung: Stunden ohne gültige Zusage werden in der Regel nicht bezahlt.

Kontingent pro Monat und Gesamtzeitraum steuern

Kontingente werden unterschiedlich bemessen: je Woche, je Monat oder als Summe für den Bewilligungszeitraum. Die Leitlinien des Landkreises Alzey-Worms etwa sehen eine Kostenmitteilung mit den maximalen Fachleistungsstunden pro Monat vor; eine Unterschreitung ist möglich, ein Überziehen nur in Ausnahmefällen nach vorheriger Absprache mit dem Sozialen Dienst. Ohne diese Zustimmung sind die Mehrstunden nicht abrechenbar, eine nachträgliche Bewilligung ist dort ausdrücklich ausgeschlossen.

Steuern heißt deshalb: nicht erst am Monatsende zählen, sondern laufend wissen, wo eine Hilfe steht. Drei Kennzahlen reichen dafür:

• Verbrauch bis heute: Wie viele Stunden sind im aktuellen Zeitraum erbracht?
• Soll bis heute: Wie viele Stunden wären bei gleichmäßiger Verteilung bis heute angefallen?
• Prognose: Wie viele Stunden werden es bis zum Ende des Zeitraums, wenn es so weitergeht?

Mehrbedarf begründen

Zeichnet sich ab, dass das Kontingent nicht reicht, informieren Sie das Jugendamt, bevor Sie die Stunden leisten. Ein Antrag auf Erhöhung überzeugt, wenn er fachlich begründet, konkret und zeitlich begrenzt ist. Stützen Sie ihn auf die Verlaufsdokumentation, nicht auf allgemeine Einschätzungen.

Formulierungsbeispiel: „In der Familie A. ist seit dem 12.10. die Großmutter, die die Kinder nachmittags betreut hat, wegen eines Krankenhausaufenthalts ausgefallen. Um die Betreuung der Kinder bis zum Kita-Platz von Mia ab 1.12. zu sichern und Frau A. bei der Organisation zu unterstützen, beantragen wir für den Zeitraum 19.10. bis 30.11. eine Erhöhung von 6 auf 9 Fachleistungsstunden je Woche. Ziel ist eine tragfähige Betreuungsregelung; danach kehren wir zum bisherigen Umfang zurück.“

• Anlass: Was hat sich verändert, seit wann?
• Ziel: Was soll mit den zusätzlichen Stunden erreicht werden, bezogen auf die Ziele im Hilfeplan?
• Umfang und Zeitraum: wie viele Stunden, wie lange?
• Alternative: Was passiert ohne Erhöhung?

Verlängerung und Ende der Kostenzusage

Eine Kostenzusage endet zum festgelegten Datum – unabhängig davon, ob die Hilfe fachlich abgeschlossen ist. Über die Fortsetzung entscheidet das Jugendamt in der Regel im Hilfeplangespräch. Planen Sie rückwärts: Liegt das Ende der Zusage im Februar, sollte das Hilfeplangespräch im Januar stattfinden und Ihr Bericht einige Werktage vorher beim Jugendamt sein. Die Frist dafür regelt Ihre Vereinbarung.

Endet die Hilfe, schließen Sie sie sauber ab: letzten Leistungsnachweis erstellen, Abschlussbericht nach Vorgabe, Restkontingent und letzte Rechnung prüfen. Stunden nach dem Ende der Zusage sind nicht abrechenbar, auch wenn noch ein Abschlussgespräch stattfindet – vereinbaren Sie es vorher.

Mehrere Kostenträger in einem Fall

Komplizierter wird es, wenn mehrere Kostenzusagen nebeneinander laufen: Geschwister mit getrennten Hilfen, eine Erziehungsbeistandschaft neben einer Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII oder ein Zuständigkeitswechsel, weil die Familie umgezogen ist. Dann muss jede Stunde eindeutig einer Zusage zugeordnet sein – ein gemeinsamer Termin mit der ganzen Familie darf nicht doppelt abgerechnet werden.

Legen Sie für solche Fälle eine Regel fest, etwa: Familiengespräche werden der Hilfe zugeordnet, in deren Zielen sie stehen, oder anteilig nach Absprache mit beiden Jugendämtern. In Ormisi wird jeder Kontakt beim Erfassen einer Hilfe und damit einer Kostenzusage zugeordnet; die Monatsabrechnung zeigt überzogene Kontingente und Kontakte ohne gültige Zusage im Klärungsstapel, bevor eine Rechnung entsteht.