Offline dokumentieren im Hausbesuch: sicher und ohne Datenverlust

Das Problem: Funklöcher und Doppelarbeit

Viele Fachkräfte kennen den Ablauf: Nach dem Hausbesuch schnell ein paar Stichworte auf Papier oder in die Notiz-App des Handys, abends im Büro oder am Küchentisch alles noch einmal in die Fachsoftware übertragen. Das kostet doppelt Zeit, und Details gehen verloren. Dazu kommt ein Datenschutzproblem: Zettel und private Notiz-Apps sind nicht für Falldaten gemacht.

Die Ursache ist oft schlicht fehlendes Netz. Eine Software, die nur mit stabiler Verbindung funktioniert, zwingt zur Zwischenablage. Eine Offline-App erlaubt dagegen, den Termin dort abzuschließen, wo er stattgefunden hat – und später gleicht sich alles von selbst ab. Wie Sie Hausbesuche so planen, dass nach jedem Termin Zeit zum Dokumentieren bleibt, zeigt der Artikel Hausbesuche planen.

Anforderungen an Offline-Dokumentation

„Offline-fähig“ steht in vielen Produktbeschreibungen. Was dahintersteckt, unterscheidet sich stark. Prüfen Sie diese Punkte:

Datenschutz auf dem Gerät

Daten auf einem Smartphone sind mobil – und damit verlierbar. Art. 32 DSGVO verlangt technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind; bei Falldaten der Jugendhilfe ist das Risiko hoch. Die Speicherung auf dem Gerät ist dabei nicht verboten: Nach § 63 SGB VIII – für freie Träger über § 61 Abs. 3 SGB VIII entsprechend – dürfen Sozialdaten gespeichert werden, soweit das für die Aufgabe erforderlich ist, und für eine Dokumentation vor Ort ist es das. Entscheidend ist der Schutz.

• Dienstliche Geräte statt privater Smartphones – oder, wenn private Geräte zugelassen sind, eine klare Regelung mit getrennten Bereichen.
• Bildschirmsperre mit PIN oder biometrischer Entsperrung und kurzer automatischer Sperrzeit.
• Geräteverschlüsselung einschalten; bei aktuellen Smartphones ist sie meist mit der Bildschirmsperre verbunden.
• Eine Geräteverwaltung (Mobile Device Management), mit der der Träger Geräte sperren und aus der Ferne löschen kann.
• Keine Falldaten in Messenger, Fotos oder Notiz-Apps außerhalb der Fachsoftware.
• Regelmäßige Updates von Betriebssystem und Browser.

Private Smartphones: was Träger regeln sollten

Nicht jeder Träger kann alle Fachkräfte mit Diensthandys ausstatten. Wer private Geräte zulässt, übernimmt trotzdem die Verantwortung für die Falldaten darauf. Das ist möglich, verlangt aber klare Absprachen – und die Zustimmung der Mitarbeitenden, denn der Träger greift damit in deren privates Gerät ein. Regeln Sie mindestens:

• Welche Mindestanforderungen gelten: aktuelles Betriebssystem, Bildschirmsperre, Geräteverschlüsselung.
• Dass Falldaten ausschließlich in der Fachsoftware liegen – nicht in Fotos, Downloads, Messengern oder Cloud-Speichern des privaten Kontos.
• Ob und wie der Träger Daten der Fachsoftware bei Verlust oder Ausscheiden vom Gerät entfernen kann, ohne private Daten zu berühren.
• Wer bei Verlust sofort informiert wird.
• Wie die Nutzung vergütet oder ausgeglichen wird.

Wenn das Diensthandy verloren geht

Ein verlorenes Gerät mit Falldaten kann eine Datenschutzverletzung sein. Ob sie meldepflichtig ist, hängt unter anderem davon ab, ob die Daten verschlüsselt und durch eine Sperre geschützt waren – deshalb sind die Maßnahmen oben so wichtig. Gehen Sie bei Verlust so vor:

1. 1Sofort Leitung und IT oder Ansprechperson informieren, auch außerhalb der Dienstzeit.
2. 2Gerät über die Geräteverwaltung sperren und, wenn nötig, aus der Ferne löschen.
3. 3Zugang zur Fachsoftware sichern: Passwort ändern und Anmeldungen auf dem verlorenen Gerät beenden lassen.
4. 4Festhalten, welche Daten auf dem Gerät gewesen sein können und ob sie geschützt waren.
5. 5Die oder der Datenschutzbeauftragte prüft, ob eine Meldung an die Aufsichtsbehörde nötig ist.

Diktat statt Mitschnitt

Mobile Geräte verleiten dazu, Gespräche einfach mitlaufen zu lassen. Das ist keine gute Idee: Nach § 201 StGB ist das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes strafbar, und eine Familie, die ein laufendes Gerät sieht, spricht anders. Dokumentieren Sie stattdessen nach dem Termin in eigenen Worten – schriftlich oder per Diktat. Wie Sie gut strukturiert diktieren, zeigt der Artikel Dokumentieren per Spracheingabe.

Praxisablauf: Termin, offline erfassen, automatisch abgleichen

So sieht ein Tag mit einer Offline-App aus. Am Morgen, noch mit Netz, lädt die App die Termine des Tages. Nach jedem Hausbesuch schließt die Fachkraft den Termin ab: Dauer, Kontaktart, Fahrt und eine kurze Notiz oder ein Diktat. Ein Hinweis zeigt, dass sie offline arbeitet und wie viele Änderungen auf dem Gerät warten. Sobald wieder Verbindung besteht, gleicht sich alles ab; nach dem Abgleich sieht sie, welche Einträge zur Prüfung bereitstehen.

In Ormisi funktionieren Termin abschließen, Kontakte mit Fachleistungsstunden, Fahrten und Notizen ganz ohne Netz. Einträge werden nie stillschweigend überschrieben; arbeiten zwei Personen offline am selben Fall, bleiben beide Einträge erhalten. Offline-Daten liegen im Speicher der Anwendung, übertragene Einträge werden nach 24 Stunden vom Gerät entfernt, und Schutzadressen werden auch offline nicht angezeigt. Die Anwendung läuft im Browser und lässt sich auf dem Startbildschirm ablegen.