Sozialdatenschutz in der Jugendhilfe: Was freie Träger wissen müssen

Das System aus DSGVO, SGB I, SGB X und SGB VIII

Vier Regelwerke greifen ineinander. Die DSGVO gilt für jede Verarbeitung personenbezogener Daten, also auch für freie Träger. Das Sozialgesetzbuch ergänzt sie für Sozialdaten: § 35 SGB I begründet das Sozialgeheimnis, die §§ 67 bis 85a SGB X enthalten die allgemeinen Regeln des Sozialdatenschutzes, und die §§ 61 bis 68 SGB VIII fügen besondere Regeln für die Jugendhilfe hinzu. § 61 Abs. 1 SGB VIII verweist ausdrücklich auf diese Kette.

Gilt der Sozialdatenschutz auch für freie Träger?

Nach ihrem Wortlaut richten sich die §§ 61 ff. SGB VIII an die Stellen des Trägers der öffentlichen Jugendhilfe, also an das Jugendamt. Für freie Träger enthält § 61 Abs. 3 SGB VIII eine eigene Regel: Werden Einrichtungen und Dienste der Träger der freien Jugendhilfe in Anspruch genommen, so ist sicherzustellen, dass der Schutz der personenbezogenen Daten bei der Verarbeitung in entsprechender Weise gewährleistet ist.

Praktisch bedeutet das: Das Jugendamt muss dafür sorgen, dass der freie Träger die Daten so schützt, wie es selbst dazu verpflichtet wäre. Das geschieht über die Vereinbarungen mit dem Träger – Leistungsvereinbarungen, Vereinbarungen zum Schutzauftrag nach § 8a Abs. 4 SGB VIII oder eigene Datenschutzklauseln. Für Daten, die das Jugendamt an den Träger übermittelt, gilt außerdem § 78 SGB X: Der Empfänger darf sie nur zu dem Zweck verarbeiten, zu dem sie ihm übermittelt wurden, und muss sie in demselben Umfang geheim halten wie das Jugendamt.

Für Ihren Alltag heißt das: Arbeiten Sie so, als würden die §§ 62 bis 65 SGB VIII unmittelbar für Sie gelten. Welche Pflichten im Einzelnen aus Ihren Vereinbarungen folgen, klären Sie mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Erheben, speichern, übermitteln: §§ 62 bis 64 SGB VIII

Drei Grundsätze ziehen sich durch die Vorschriften und lassen sich direkt auf die Arbeit freier Träger übertragen:

Anvertraute Daten: § 65 SGB VIII

§ 65 SGB VIII schützt Daten, die einer Fachkraft zum Zweck persönlicher und erzieherischer Hilfe anvertraut worden sind. Anvertraut ist, was jemand im Vertrauen auf die Verschwiegenheit gerade dieser Fachkraft mitteilt – etwa eine Jugendliche, die von einer Beziehung erzählt und ausdrücklich nicht möchte, dass ihre Eltern davon erfahren. Solche Daten dürfen nur in den abschließend genannten Fällen weitergegeben werden, vor allem:

• mit der Einwilligung der Person, die die Daten anvertraut hat (Nr. 1);
• an das Familiengericht, wenn ohne die Mitteilung eine zum Schutz des Kindes notwendige Entscheidung nicht möglich wäre (Nr. 2);
• an Fachkräfte, die zur Abschätzung des Gefährdungsrisikos nach § 8a hinzugezogen werden (Nr. 4);
• unter den Voraussetzungen, unter denen eine Person nach § 203 Abs. 1 oder 4 StGB zur Offenbarung befugt wäre (Nr. 5).

Schweigepflicht nach § 203 StGB

Neben dem Datenschutzrecht gilt das Strafrecht. Nach § 203 Abs. 1 Nr. 6 StGB machen sich staatlich anerkannte Sozialarbeiter:innen und Sozialpädagog:innen strafbar, wenn sie ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbaren, das ihnen in dieser Eigenschaft anvertraut oder sonst bekannt geworden ist. Nr. 4 erfasst Ehe-, Familien-, Erziehungs- und Jugendberater in anerkannten Beratungsstellen.

Fachkräfte ohne staatliche Anerkennung – etwa viele Erzieher:innen – fallen nicht unter § 203 Abs. 1. Für sie gelten trotzdem der Datenschutz, die arbeitsvertragliche Verschwiegenheit und die Regeln des Trägers. In gemischten Teams sollte der Träger deshalb einheitliche Regeln für alle festlegen. Für IT-Dienstleister wie Software-Anbieter regelt § 203 Abs. 3 und 4 StGB, unter welchen Voraussetzungen sie als mitwirkende Personen eingebunden werden dürfen – unter anderem müssen sie zur Geheimhaltung verpflichtet werden.

Praxisfälle: Schule, Polizei, Akteneinsicht

Die folgenden Fälle zeigen, wie die Regeln im Alltag wirken. Sie ersetzen keine Prüfung im Einzelfall – im Zweifel fragen Sie Leitung oder Datenschutzbeauftragte, bevor Sie Auskunft geben.

Technik: Rollen, Rechte, Protokolle

Datenschutz in der Jugendhilfe hängt stark an der Technik. Art. 32 DSGVO verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen. Für eine Fallakte heißt das vor allem: Rollen und Rechte nach dem Grundsatz „so viel wie nötig“, ein Protokoll, wer wann welche Akte geöffnet hat, verschlüsselte Übertragung und Speicherung, befristete Zugriffe für Vertretungen und ein besonderer Schutz anvertrauter Inhalte und Schutzadressen. Wird eine Cloud-Software eingesetzt, kommt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO hinzu.

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Wie Sie mit KI-Werkzeugen umgehen, ohne Sozialdaten zu gefährden, beschreibt der Artikel KI in der Sozialen Arbeit.