Fachleistungsstunde berechnen: Formel, Beispiel und Kalkulationsblatt

Die Formel auf einen Blick

Jede Kalkulation folgt derselben Grundformel: Jahreskosten (Personal-, Sach- und Gemeinkosten) geteilt durch die Zahl der abrechenbaren Fachleistungsstunden ergibt den Satz je Stunde. Den Nenner nennen viele Jugendämter Divisor. Schwierig sind nicht die Rechenschritte, sondern ehrliche Annahmen – vor allem beim Divisor.

Was eine Fachleistungsstunde inhaltlich umfasst – direkte Kontaktzeit, eingepreiste indirekte Zeiten, Fahrzeit –, regelt die Vereinbarung mit dem Jugendamt nach § 77 SGB VIII. Wenn Sie den Begriff und die regionalen Modelle zuerst klären möchten, lesen Sie den Beitrag „Was ist eine Fachleistungsstunde?“. Hier geht es um die Kalkulation des Preises.

1. 1Jahreskosten je Vollzeitstelle ermitteln: Arbeitgeber-Personalkosten der Fachkraft.
2. 2Nettojahresarbeitszeit bestimmen: Sollarbeitszeit abzüglich Urlaub, Feiertagen, Krankheit und Fortbildung.
3. 3Divisor festlegen: welcher Teil der Nettoarbeitszeit als Fachleistungsstunde abrechenbar ist.
4. 4Gemeinkosten, Sachkosten und Auslastung einrechnen und den Satz bilden.

Schritt 1 und 2: Personalkosten und Nettojahresarbeitszeit

Ausgangspunkt sind die Arbeitgeber-Personalkosten einer Fachkraft für den künftigen Vereinbarungszeitraum: Bruttogehalt, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Zusatzversorgung, Jahressonderzahlung und Zulagen – bei tarifgebundenen Trägern etwa nach TVöD SuE oder AVR. Rechnen Sie bekannte Tarifsteigerungen ein, denn Vereinbarungen gelten prospektiv; ein nachträglicher Ausgleich ist meist nicht vorgesehen.

Die Sollarbeitszeit einer Vollzeitkraft mit 39 Wochenstunden liegt bei rund 2.036 Stunden im Jahr. Davon gehen Urlaub, Feiertage, durchschnittliche Krankheitstage und Fortbildungstage ab. Nehmen Sie für Krankheit den Durchschnitt mehrerer Jahre, nicht das beste Jahr. Viele Jugendämter geben die allgemeinen Ausfallzeiten vor oder lehnen sich an die Werte der KGSt an.

Schritt 3: Der Divisor – abrechenbare Fachleistungsstunden

Nicht jede Stunde der Nettoarbeitszeit ist eine Fachleistungsstunde. Abgezogen werden berufsspezifische Minderzeiten (Team, Supervision, Arbeitskreise) und – je nach Modell – fallspezifische Minderzeiten wie Vor- und Nachbereitung, Dokumentation und Fahrten. Was übrig bleibt, ist der Divisor: die Zahl der Stunden, die eine Vollzeitkraft im Jahr tatsächlich abrechnen kann.

Der Divisor hängt davon ab, was in Ihrer Region als Fachleistungsstunde zählt. Werden nur direkte Kontakte abgerechnet, ist er kleiner und der Satz höher; zählen indirekte Zeiten mit, ist er größer und der Satz niedriger. Drei Beispiele aus kommunalen Vorgaben zeigen die Spannbreite:

Schritt 4: Overhead, Sachkosten und Auslastung

Zu den Personalkosten der Fachkraft kommen die Kosten, die der Träger für die Leistung vorhält: Leitung, fachliche Beratung, Verwaltung und Personalentwicklung wie Supervision und Fortbildung, dazu Sachkosten für Fahrzeuge oder Kilometergeld, Telefon, Büroräume, IT und Versicherungen. Legen Sie die Prozentsätze und Schlüssel offen, nach denen Sie verteilen – etwa nach Vollzeitstellen.

Manche Jugendämter setzen Grenzen. Die Leitlinien des Landkreises Alzey-Worms etwa gehen von Verhältnissen Leitung zu Fachkräften von 1 : 12 und Verwaltung zu Fachkräften von 1 : 20 aus und setzen für Leitung, Beratung, Verwaltung und Personalnebenkosten zusammen eine Obergrenze von 25 % der Fachkräfte-Personalkosten. Das ist ein regionales Beispiel, keine allgemeine Regel.

Zuletzt die Auslastung: Der Divisor setzt voraus, dass jede leistbare Stunde auch belegt ist. In der Praxis entstehen Lücken – wenn eine Hilfe endet und die nächste erst nach Wochen bewilligt wird oder Termine ausfallen. Leipzig berücksichtigt das mit einem Auslastungsfaktor zwischen 1 und 1,0526, also bis zu rund 5 % Aufschlag; andere Jugendämter verhandeln einen Wagniszuschlag oder rechnen mit einer Auslastungsquote.

Rechenbeispiel: Fachleistungsstunde für eine Vollzeitstelle

Das folgende Beispiel rechnet mit angenommenen, gerundeten Werten. Es zeigt den Rechenweg, nicht einen angemessenen Satz für Ihre Region oder Ihr Angebot – setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.

Vom Einzelsatz zur Kalkulation für das ganze Team

Das Beispiel rechnet mit einer Vollzeitstelle, weil der Rechenweg so am besten sichtbar wird. Für die Entgeltverhandlung kalkulieren Träger meist über den gesamten Dienst: Gesamt-Jahreskosten aller Fachkräfte einschließlich anteiliger Leitung, Verwaltung und Sachkosten, geteilt durch die Summe der Divisoren aller Fachkräfte. Teilzeitkräfte gehen mit ihrem Stellenanteil ein. So gleichen sich Unterschiede in Eingruppierung und Erfahrungsstufe aus, und der Satz bildet die tatsächliche Personalstruktur ab.

Arbeitet Ihr Dienst für mehrere Jugendämter mit unterschiedlichen Modellen, brauchen Sie unter Umständen mehrere Kalkulationen: Wo nur Face-to-Face zählt, ist der Divisor kleiner als dort, wo indirekte Zeiten abgerechnet werden. Rechnen Sie dann mit demselben Kostenblock und je Modell eigenem Divisor – das macht die Sätze vergleichbar und in der Verhandlung erklärbar.

Typische Fehler bei der Kalkulation

Viele Träger rechnen ihren Satz korrekt aus und verlieren trotzdem Geld, weil die Annahmen nicht zur Wirklichkeit passen. Diese Punkte fallen in Entgeltverhandlungen am häufigsten auf:

• Auslastung mit 100 % angesetzt: Lücken zwischen zwei Hilfen und ausgefallene Termine fehlen dann im Satz.
• Krankheitstage aus einem guten Jahr angesetzt – rechnen Sie mit dem Durchschnitt mehrerer Jahre.
• Fahrzeit vergessen: Wird nur Face-to-Face abgerechnet, muss sie im Divisor stecken; sonst gesondert erfasst werden.
• Leitung und Verwaltung nicht eingepreist oder ohne nachvollziehbaren Schlüssel verteilt.
• Ausfallstunden nicht berücksichtigt: Nicht angetroffene Familien sind je nach Vereinbarung nicht oder nur begrenzt abrechenbar.
• Tarifsteigerungen nicht fortgeschrieben: Vereinbaren Sie Laufzeit und Anpassungsklausel.

Ambulant und stationär: zwei Vergütungslogiken

Die Fachleistungsstunde ist eine Logik der ambulanten Hilfen. Wohngruppen und andere stationäre Angebote nach § 34 SGB VIII werden in aller Regel über Tagesentgelte finanziert, die in Leistungs-, Entgelt- und Qualitätsentwicklungsvereinbarungen nach §§ 78a ff. SGB VIII festgelegt werden. Dort rechnet der Träger Belegungstage ab; die Kalkulation stützt sich auf Personalschlüssel, Auslastung und Sachkosten der Einrichtung.

Für Träger mit beiden Bereichen lohnt es sich, die Kosten sauber auf Kostenstellen zu trennen. Fahrzeuge, Leitung oder Verwaltung, die beide Bereiche nutzen, werden nach einem nachvollziehbaren Schlüssel verteilt. Sonst subventioniert ein Bereich unbemerkt den anderen, und keiner der beiden Sätze hält einer Prüfung stand.

Von der Kalkulation zur Abrechnung

Ist der Satz vereinbart, entscheidet die Erfassung im Alltag, ob er auch erlöst wird. Jede Fachleistungsstunde muss einer Hilfe und einer gültigen Kostenzusage zugeordnet sein, das Kontingent darf nicht unbemerkt überschritten werden, und der Leistungsnachweis muss vollständig sein, bevor die Rechnung an das Jugendamt geht.

In Ormisi erfassen Fachkräfte Dauer und Kontaktart direkt beim Termin abschließen, auch offline. Die Abrechnung bucht jede Stunde gegen das Kontingent der Kostenzusage, nach dem am Leistungsdatum gültigen Regelwerk. Ein Klärungsstapel zeigt vor dem Monatsabschluss überzogene Kontingente, fehlende Leistungsnachweise und Kontakte ohne gültige Zusage; die Rechnung geht als XRechnung an das Jugendamt.