Fahrtzeiten und Fahrtkosten in der ambulanten Jugendhilfe

Drei Modelle für Fahrtzeiten in der Fachleistungsstunde

Die Fachleistungsstunde ist gesetzlich nicht definiert. Was sie umfasst und wie Fahrtzeiten behandelt werden, vereinbaren Träger und Jugendamt nach § 77 SGB VIII; das Nähere regelt das Landesrecht. In der Praxis lassen sich drei Grundmodelle unterscheiden. Die Beispiele zeigen, wie unterschiedlich sie ausgestaltet sein können.

Was der Rhein-Sieg-Kreis zu Fahrten regelt

Das Merkblatt des Rhein-Sieg-Kreises zeigt, wie detailliert ein Eingepreist-Modell sein kann. Neben dem prozentualen Zuschlag für mobilitätsbedingte Ausfallzeiten legt es fest, dass die erste Fahrt vom Wohnort der Fachkraft zur Familie und die letzte Fahrt nach Hause als Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gelten. Mit dem Stundensatz sind alle Fahrtkosten für das eigene Kreisgebiet abgegolten; dient die Vereinbarung als Grundlage für andere Jugendämter, sind höchstens 30 Kilometer einfache Strecke im Satz enthalten.

Für den Alltag heißt das: Fahrtzeit ist hier zwar bezahlt, aber nicht einzeln. Lange Wege gehen unmittelbar zulasten der Zeit mit Familien oder des Trägers. Gute Routenplanung wird damit zur wirtschaftlichen Frage. Wie Sie eine Woche mit Hausbesuchen aufbauen, zeigt der Artikel Hausbesuche planen.

Wenn die Fahrt umsonst war: Fehlbesuche

Besonders ärgerlich sind Fahrten zu Familien, die nicht öffnen oder kurz vorher absagen. Die Fahrzeit ist dann entstanden, ein Kontakt aber nicht. Auch hier entscheidet die Vereinbarung. Der Rhein-Sieg-Kreis lässt bis zu drei Fehlbesuche oder sehr kurzfristig abgesagte Termine (bis 24 Stunden vorher) pro Quartal abrechnen, wenn die Familie sie verursacht hat – mit der vereinbarten Kontaktdauer, höchstens zwei Stunden je Fehlbesuch. Absagen mit mehr Vorlauf gelten dort als Ausfallzeit, die bereits im Stundensatz berücksichtigt ist. Wer Familien in der Sozialpädagogischen Familienhilfe betreut, kennt das besonders gut: Viele Termine finden in der Wohnung der Familie statt.

Andere Jugendämter regeln das anders oder gar nicht ausdrücklich. Halten Sie Fehlbesuche deshalb immer mit Uhrzeit, Ort und Versuch der Kontaktaufnahme fest, kennzeichnen Sie sie im Leistungsnachweis als Ausfall und klären Sie die Abrechenbarkeit vor Beginn der Hilfe, nicht erst bei der ersten Rechnung.

Arbeitszeit und abrechenbare Zeit unterscheiden

Zwei Fragen werden oft vermischt: Ist die Fahrt Arbeitszeit der Fachkraft? Und kann der Träger sie gegenüber dem Jugendamt abrechnen? Die erste Frage beantworten Arbeitsrecht, Tarifvertrag, Arbeitsvertrag und Dienstvereinbarung. Fahrten zwischen zwei Terminen während des Dienstes sind in der Regel Arbeitszeit, auch wenn das Jugendamt sie nicht einzeln vergütet. Die zweite Frage beantwortet allein die Vereinbarung mit dem Jugendamt. Was eine Fachleistungsstunde grundsätzlich umfasst, erklärt der Artikel Fachleistungsstunde: Was ist das?

Für die Kalkulation des Stundensatzes ist das entscheidend: Fahrtzeit, die bezahlt wird, aber nicht abrechenbar ist, muss in der Fachleistungsstunde eingepreist sein. Erfassen Sie deshalb Fahrtzeiten auch dann, wenn das Jugendamt sie nicht sehen will – nur so können Sie in der nächsten Entgeltverhandlung belegen, wie viel Zeit tatsächlich unterwegs vergeht. Den vollständigen Rechenweg zeigt der Artikel Fachleistungsstunde berechnen.

Fahrtkosten und Kilometergeld

Neben der Zeit geht es um das Geld für die Kilometer. Ob der Träger Dienstwagen stellt oder Fachkräfte ihr privates Auto nutzen, ist eine Organisationsentscheidung mit Folgen für Kosten, Versicherung und Dokumentation.

• Dienstwagen: Kosten liegen beim Träger und gehören in die Sachkosten der Kalkulation; ein Fahrtenbuch kann für die Abgrenzung privater Nutzung nötig sein.
• Privat-Pkw: Der Träger erstattet Kilometergeld nach seiner Reisekostenregelung oder dem Tarifvertrag. Als Orientierung dient oft die Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes: 20 Cent je Kilometer, bei erheblichem dienstlichem Interesse 30 Cent.
• Steuerlich können Arbeitnehmer beruflich veranlasste Fahrten nach § 9 EStG mit dem höchsten Kilometersatz des Bundesreisekostengesetzes ansetzen. Klären Sie Einzelheiten mit Ihrer Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung.
• Öffentlicher Nahverkehr und Fahrrad: Tickets und Fahrradpauschalen nach Trägerregel; gerade in Städten oft schneller als das Auto.
• Fahrtkosten der Familie, etwa bei Begleitungen: ob und wie sie übernommen werden, regelt die Vereinbarung oder der Hilfeplan.

Fahrten sauber und datensparsam dokumentieren

Ein Fahrtenbuch oder eine Fahrtkostenabrechnung braucht Datum, Start, Ziel, gefahrene Kilometer und den dienstlichen Anlass. Was es nicht braucht, sind mehr Klientendaten als nötig. Ein Fahrtenbuch wird von Verwaltung, Buchhaltung und gegebenenfalls Steuerprüfung gelesen – also von Personen, die Falldaten nicht kennen müssen.

1. 1Statt voller Anschrift ein Kürzel oder eine Fallnummer verwenden, wenn die Abrechnung das zulässt.
2. 2Als Anlass „Hausbesuch“ oder „Begleitung“ eintragen, nicht den Inhalt des Termins.
3. 3Schutzadressen nie in Fahrtenbuch, Routen oder geteilte Kalender übernehmen – nur den vereinbarten Treffpunkt.
4. 4Kilometer aus einer Routenberechnung übernehmen und bei Umwegen begründen.
5. 5Fahrtenbücher nach den Aufbewahrungsregeln des Trägers ablegen, getrennt von der Fallakte.

Fahrzeiten senken

Die wirksamste Stellschraube ist die Planung: Familien nach Region bündeln, feste Regionstage einführen und Termine so legen, dass Wege sich nicht kreuzen. Bei der Fallverteilung lohnt es sich, die Wohnorte der Fachkräfte und die Lage der Familien mitzudenken.

In Ormisi zeigt die Tagesansicht die Fahrzeit zwischen den Terminen; aus den gefahrenen Strecken entsteht ein Vorschlag für das Fahrtenbuch mit Kilometern und Anlass, den die Fachkraft prüft und übernimmt. Schutzadressen erscheinen weder auf der Karte noch im Fahrtenbuch.