SPFH-Bericht und Dokumentation: Aufbau, Beispiel, Muster

Besonderheiten der SPFH-Dokumentation

Die sozialpädagogische Familienhilfe nach § 31 SGB VIII soll Familien durch intensive Betreuung und Begleitung in ihren Erziehungsaufgaben, bei der Bewältigung von Alltagsproblemen, der Lösung von Konflikten und Krisen sowie im Kontakt mit Ämtern und Institutionen unterstützen. Sie ist in der Regel auf längere Dauer angelegt und erfordert die Mitarbeit der Familie. Daraus ergeben sich drei Besonderheiten für die Dokumentation.

• Viele Beteiligte: Eltern, Kinder, manchmal Großeltern oder neue Partner – jede Person hat eigene Ziele und eine eigene Sicht.
• Wechselnde Settings: Hausbesuch, Begleitung zum Amt, Telefonat mit der Schule, Gespräch mit einem Elternteil allein.
• Lange Laufzeit: Was im ersten Monat wichtig war, muss nach einem Jahr noch auffindbar sein.

SPFH-Dokumentation: was nach jedem Hausbesuch notiert wird

Eine Minimalstruktur in sechs Feldern reicht für die meisten Kontakte. Sie lässt sich auch nach einem anstrengenden Termin im Auto in wenigen Minuten ausfüllen oder diktieren.

1. 1Kontakt: Datum, Uhrzeit von – bis, Ort, anwesende Familienmitglieder.
2. 2Zielbezug: Welche Hilfeplanziele waren Thema?
3. 3Beobachtung: Was war zu sehen und zu hören – ohne Wertung, mit wörtlichen Aussagen.
4. 4Intervention: Was hat die Fachkraft getan oder angeboten?
5. 5Vereinbarungen: Wer macht was bis wann?
6. 6Zeit: direkte Zeit mit der Familie, indirekte Zeit (Vor- und Nachbereitung, Telefonate), Fahrtzeit – so, wie es die Vereinbarung mit dem Jugendamt vorsieht.

Ziele für die ganze Familie dokumentieren

Hilfepläne in der SPFH enthalten oft beides: Ziele für einzelne Personen („Frau K. stellt den Wohngeldantrag selbst“) und Familienziele („Die Familie isst an vier Abenden pro Woche gemeinsam“). Ordnen Sie jede Beobachtung dem Ziel zu, zu dem sie gehört – und benennen Sie die Person, um die es geht. „Familie“ als Subjekt verdeckt, wer was beigetragen hat.

Bei Geschwistern lohnt ein eigener Blick je Kind. § 36 Abs. 2 SGB VIII verlangt, der Geschwisterbeziehung bei Aufstellung und Überprüfung des Hilfeplans Rechnung zu tragen. Halten Sie fest, wie es jedem Kind geht – auch dem, das gerade „unauffällig“ ist.

Der SPFH-Bericht ans Jugendamt: Muster-Gliederung

Vor jedem Hilfeplangespräch erwartet das Jugendamt einen Bericht, dessen Frist und Form es selbst festlegt. Für die SPFH hat sich diese Gliederung bewährt; sie lässt sich in die meisten Formulare übertragen. Ausführliche Formulierungshilfen stehen im Leitfaden zum Entwicklungsbericht.

1. 1Familiensystem: Wer gehört zum Haushalt, wer ist für die Hilfe wichtig? Nur das Erforderliche.
2. 2Auftrag: Hilfeart nach § 31 SGB VIII, Berichtszeitraum, bewilligter Umfang, geleistete Fachleistungsstunden.
3. 3Verlauf: Anzahl und Art der Kontakte, Ausfälle und Gründe, wichtige Ereignisse.
4. 4Zielerreichung je Ziel: Ausgangslage, Beobachtungen, Stand – getrennt nach Personen, wo nötig.
5. 5Ressourcen und Belastungen der Familie.
6. 6Sicht der Eltern und Kinder, in ihren Worten.
7. 7Hinweise zum Kinderschutz, falls es Anhaltspunkte gab, und was daraufhin geschah.
8. 8Fachliche Einschätzung und Empfehlung zu Fortsetzung, Umfang und Zielen.

SPFH-Bericht: Beispiel für einen Zielabschnitt

Das folgende Beispiel ist fiktiv. Es zeigt, wie ein Zielabschnitt im SPFH-Bericht aussehen kann, wenn er aus einer guten Verlaufsdokumentation entsteht – kurz, belegt und mit der Sicht der Familie.

„Ziel 1: Frau S. schafft es, dass Leo (7) an Schultagen pünktlich und mit Frühstück in die Schule geht. Ausgangslage: Laut Klassenlehrerin kam Leo im September an sechs Tagen zu spät. Verlauf: Im Oktober hat Frau S. mit der Fachkraft einen Wochenplan entwickelt, den sie selbst führt. Bei acht Hausbesuchen vor Schulbeginn war Leo sechsmal angezogen und hatte gefrühstückt. Die Klassenlehrerin meldete im November zwei Verspätungen (Telefonat 28.11.). Sicht von Frau S.: ‚Seit der Wecker früher klingelt, ist es ruhiger.‘ Stand: teilweise erreicht. Einschätzung: Die Routine trägt, wenn Herr S. Frühschicht hat und Frau S. allein ist, noch nicht zuverlässig.“

Der Abschnitt beantwortet die Fragen, die das Jugendamt stellt: Was war, was ist, woher wissen wir das, wie sieht es die Familie, wie schätzt es die Fachkraft ein? Er kommt ohne ein einziges Etikett aus. Mehr Beispiele für solche Formulierungen enthält der Beitrag Formulierungen in der Dokumentation.

Kinderschutz-Anhaltspunkte in der SPFH

Familienhelfer:innen sehen den Alltag einer Familie oft näher als jede andere Fachkraft. Werden ihnen gewichtige Anhaltspunkte für die Gefährdung eines Kindes bekannt, greift der Schutzauftrag nach § 8a SGB VIII und die Vereinbarung ihres Trägers mit dem Jugendamt: Gefährdungseinschätzung, Beratung durch eine insoweit erfahrene Fachkraft, Einbeziehung von Eltern und Kind, soweit der Schutz dadurch nicht in Frage gestellt wird.

Für die Dokumentation heißt das: Anhaltspunkte genau beschreiben (was, wann, wer hat es gesehen oder gesagt), die eigenen Schritte mit Datum festhalten und die Einschätzung klar von der Beobachtung trennen. Ab diesem Punkt folgt die Dokumentation dem Verfahren Ihres Trägers.

Unterwegs dokumentieren

Die beste Zeit für einen Verlaufseintrag ist direkt nach dem Termin – im Auto, an der Haltestelle, vor dem nächsten Hausbesuch. Nehmen Sie nie das Gespräch mit der Familie auf. Diktieren Sie stattdessen nach dem Termin, was Sie beobachtet und vereinbart haben.

In Ormisi schließen Fachkräfte einen Termin auch ohne Netz ab: Status (durchgeführt, nicht angetroffen, abgesagt), Kontaktkategorie, Dauer und Verkehrsmittel sind in unter einer Minute erfasst. Das Diktat danach wird zu einem Entwurf des Verlaufseintrags, den die Fachkraft prüft und freigibt; die Zeiten fließen in den Leistungsnachweis.