Schulbegleitung dokumentieren: Bericht, Tagesnotiz und Leistungsnachweis

Für einen Bericht zur Schulbegleitung brauchen Sie mehr als die Erinnerung an die letzten Wochen: Sie brauchen kurze, regelmäßige Notizen, die zeigen, wie das Kind im Schulalltag zurechtkommt und was die Begleitung dazu beiträgt. Dieser Artikel erklärt die Rechtsgrundlagen, eine tägliche Kurz-Dokumentation in fünf Feldern, den Aufbau des Berichts zur Hilfeplanung, den Leistungsnachweis und was Lehrkräfte erfahren dürfen – mit einer Berichtsvorlage zum Ausdrucken.

Zuletzt aktualisiert: 5. November 2026
6 Min. Lesezeit
Mit Quellen belegt

Berichtsvorlage Schulbegleitung drucken

Ein Leistungsnachweis je Hilfe und Monat: Einsätze, Dauer und der Stand des bewilligten Kontingents auf einen Blick. Alle Daten sind fiktiv.

Rechtsgrundlagen der Schulbegleitung

Schulbegleitung ist eine Leistung der Eingliederungshilfe. Welches Gesetz gilt, hängt von der Behinderung ab. Bei einer (drohenden) seelischen Behinderung ist das Jugendamt nach § 35a SGB VIII zuständig: Kinder und Jugendliche haben Anspruch, wenn ihre seelische Gesundheit mit hoher Wahrscheinlichkeit länger als sechs Monate von dem für ihr Lebensalter typischen Zustand abweicht und daher ihre Teilhabe beeinträchtigt ist oder eine Beeinträchtigung zu erwarten ist. Grundlage ist eine fachärztliche oder psychotherapeutische Stellungnahme nach § 35a Abs. 1a. Bei einer körperlichen oder geistigen Behinderung ist in der Regel der Träger der Eingliederungshilfe nach dem SGB IX zuständig; § 112 SGB IX regelt die Leistungen zur Teilhabe an Bildung.

Ein Beispiel für den Ablauf vor Ort gibt der Leitfaden des Landkreises Pfaffenhofen a. d. Ilm zur Schulbegleitung nach § 35a SGB VIII: Nach Gutachten, Fragebögen von Schule und Eltern, Hospitation und Hilfeplanaufnahme entscheidet eine Fachkonferenz; die Hilfe wird dort für höchstens zwei Jahre bewilligt. Drei Monate nach dem Übergabegespräch folgt das erste Hilfeplangespräch, vorher reicht der Träger einen Entwicklungs- oder Verlaufsbericht ein; danach in der Regel alle sechs Monate. Andere Jugendämter regeln Fristen und Formulare anders – maßgeblich ist immer Ihre örtliche Vereinbarung.

Tägliche Kurz-Dokumentation in fünf Feldern

Schulbegleiterinnen und Schulbegleiter haben selten Zeit für lange Texte – der Schultag ist durchgetaktet, und nach Schulschluss wartet oft schon der nächste Termin. Eine feste Struktur mit fünf kurzen Feldern, bezogen auf die Teilhabeziele im Hilfeplan, reicht, um über Wochen ein belastbares Bild zu bekommen:

Rahmen: Datum, Stunden der Begleitung, Besonderheiten des Tages (Vertretungsstunde, Ausflug, Klassenarbeit).
Teilhabeziel: Welches Ziel aus dem Hilfeplan stand heute im Vordergrund?
Beobachtung: Eine konkrete Situation, beschreibend festgehalten – was ist passiert, was hat das Kind getan?
Unterstützung: Was hat die Begleitung getan, und was hat das Kind ohne Hilfe geschafft?
Absprachen: Informationen an oder von Lehrkraft und Eltern, soweit vereinbart.

Beobachtungen im Unterricht neutral beschreiben

Notizen aus der Schule werden später von Eltern und Jugendamt gelesen, manchmal auch vom Kind. Beschreiben Sie deshalb, was Sie sehen, statt zu bewerten. Statt „Er war heute wieder total unruhig“ schreiben Sie: „In der Mathestunde stand er dreimal auf; nach dem vereinbarten Zeichen setzte er sich zweimal ohne weitere Hilfe wieder hin.“ Der zweite Satz zeigt die Schwierigkeit und den Fortschritt – und genau das braucht der Bericht.

Der Bericht zur Hilfeplanung

Vor jedem Hilfeplangespräch erwartet das Jugendamt einen Entwicklungs- oder Verlaufsbericht. Viele Jugendämter geben ein Formular vor; wenn nicht, hat sich eine Gliederung bewährt, die den Zielen des Hilfeplans folgt. Wie Sie einen Entwicklungsbericht allgemein aufbauen und ohne Defizitsprache formulieren, zeigt der Leitfaden Entwicklungsbericht schreiben.

Gliederung eines Berichts zur Schulbegleitung mit Beispielinhalten
Abschnitt	Inhalt	Beispiel
Rahmen	Schule, Klasse, Berichtszeitraum, bewilligter Umfang, tatsächliche Einsatzstunden, Ausfälle	Begleitung an vier von fünf Schultagen in den ersten vier Stunden
Ziele im Einzelnen	Je Teilhabeziel: Ausgangslage, Entwicklung, was geholfen hat, was erschwert hat	Ziel „Arbeitsaufträge selbst beginnen“: inzwischen in den meisten Stunden nach einmaliger Erinnerung
Soziale Teilhabe	Pausen, Gruppenarbeit, Kontakte zu Mitschülerinnen und Mitschülern	Spielt in der großen Pause regelmäßig mit zwei Kindern aus der Klasse
Sicht der Beteiligten	Kind, Eltern, Lehrkraft – in ihren eigenen Worten, soweit vereinbart	Das Kind sagt: „Am liebsten mag ich, wenn ich die Aufgabe allein schaffe.“
Empfehlung	Umfang, Ziele und Rolle der Begleitung im nächsten Zeitraum; Möglichkeiten, die Begleitung schrittweise zurückzunehmen	Begleitung in Sport und Kunst erprobungsweise aussetzen

Leistungsnachweis und Unterschrift

Abgerechnet wird die Schulbegleitung je nach Vereinbarung in Stunden, Tagessätzen oder Pauschalen. Grundlage ist ein Leistungsnachweis, der zeigt, an welchen Tagen und in welchem Umfang die Begleitung stattgefunden hat. Wer ihn unterschreibt – Eltern, Schule oder beide –, regelt die Vereinbarung mit dem Kostenträger; eine bundesweit einheitliche Regel gibt es nicht.

Je Tag: Datum, Uhrzeit von und bis, Dauer, begleitende Person.
Ausfälle getrennt kennzeichnen: Krankheit des Kindes, Krankheit der Begleitung, Unterrichtsausfall, Ausflug ohne Begleitung.
Vertretungen mit Namen der vertretenden Person festhalten.
Verbrauch gegen den bewilligten Umfang prüfen, bevor der Monat endet.
Nachweis monatlich abschließen und mit der Rechnung einreichen.

Ausfälle: was abrechenbar ist

Wie Ausfälle vergütet werden, ist sehr unterschiedlich geregelt. Im Rhein-Sieg-Kreis zum Beispiel sind bei Ausfall durch Erkrankung des Kindes pro Schuljahr bis zu 20 Schultage abrechenbar. Andere Kostenträger zahlen Ausfalltage gar nicht oder nur pauschal. Der Leitfaden aus Pfaffenhofen bittet darum, Schulabwesenheiten des Kindes und der Schulbegleitung zeitnah mitzuteilen. Klären Sie die Regel vor Beginn der Hilfe und dokumentieren Sie jeden Ausfall mit Grund.

Datenschutz in der Schule

Die Schulbegleitung arbeitet mitten im Klassenzimmer, eng mit Lehrkräften – und trotzdem gelten für ihre Informationen die Regeln des Sozialdatenschutzes. Daten dürfen nach § 64 SGB VIII zu dem Zweck übermittelt werden, zu dem sie erhoben wurden; für freie Träger gilt das über § 61 Abs. 3 SGB VIII entsprechend. Diagnose, Gutachten und Inhalte aus der Familie gehören nicht ungefragt ins Lehrerzimmer.

Bewährt hat sich eine schriftliche Schweigepflichtentbindung der Sorgeberechtigten, die festlegt, welche Informationen zwischen Schulbegleitung, Lehrkräften und Jugendamt ausgetauscht werden dürfen – im Pfaffenhofener Verfahren wird sie von beiden Sorgeberechtigten unterschrieben, bevor eine Hospitation stattfindet. Ohne Entbindung beschränkt sich der Austausch auf das, was für den Unterricht unmittelbar nötig ist. Mehr zu den Grundlagen lesen Sie im Artikel Sozialdatenschutz in der Jugendhilfe.

In Ormisi erfassen Schulbegleiterinnen und Schulbegleiter Einsätze, Dauer und Notizen auf dem Smartphone, auch offline. Der Leistungsnachweis entsteht daraus je Monat, und die Leitung sieht den Stand des bewilligten Kontingents.

Berichtsvorlage Schulbegleitung

Für den Bericht vor dem Hilfeplangespräch. Gliederung an die Vorgaben Ihres Jugendamts anpassen.

1. Rahmen

Kind, Schule, Klasse: ______
Berichtszeitraum: ______
Bewilligter Umfang / tatsächliche Einsatzstunden: ______ / ______
Ausfälle und Gründe: ______

2. Ziele im Einzelnen (je Teilhabeziel)

Ziel aus dem Hilfeplan: ______
Ausgangslage: ______
Entwicklung im Zeitraum (Beobachtungen): ______
Was hat geholfen? ______
Was hat es erschwert? ______

3. Soziale Teilhabe

Pausen und Gruppenarbeit: ______
Kontakte in der Klasse: ______

4. Sicht der Beteiligten

Kind (eigene Worte): ______
Eltern: ______
Lehrkraft (soweit vereinbart): ______

5. Empfehlung

Umfang im nächsten Zeitraum: ______
Ziele: ______
Situationen, in denen die Begleitung zurückgenommen werden kann: ______
Datum, Name, Unterschrift: ______

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Häufige Fragen

Was schreibt man in einen Bericht zur Schulbegleitung?

Den Rahmen der Begleitung, die Entwicklung je Teilhabeziel aus dem Hilfeplan mit konkreten Beobachtungen, die soziale Teilhabe in Pausen und Gruppen, die Sicht von Kind, Eltern und Lehrkraft und eine Empfehlung für den nächsten Zeitraum. Beschreiben Sie Situationen, statt zu bewerten.

Wer unterschreibt den Leistungsnachweis der Schulbegleitung?

Das regelt die Vereinbarung mit dem Kostenträger. Häufig bestätigen Eltern oder Schule die Einsätze; eine bundesweit einheitliche Regel gibt es nicht. Klären Sie das vor Beginn der Hilfe.

Was passiert bei Krankheit der Schulbegleitung?

Der Träger informiert Eltern, Schule und Jugendamt und organisiert, wenn möglich, eine Vertretung. Ob und wie Ausfalltage vergütet werden, regelt die Vereinbarung. Dokumentieren Sie jeden Ausfall mit Grund und vermerken Sie Vertretungen im Leistungsnachweis.

Darf die Schulbegleitung Lehrkräften von der Diagnose erzählen?

Nur, wenn die Sorgeberechtigten dem zugestimmt haben, am besten mit einer schriftlichen Schweigepflichtentbindung, die festlegt, welche Informationen weitergegeben werden dürfen. Ohne Zustimmung beschränkt sich der Austausch auf das für den Unterricht unmittelbar Nötige.

Quellen

Primärquellen, abgerufen zum Stand des Artikels. Keine Rechtsberatung.

[1]§ 35a SGB VIII – Eingliederungshilfe für Kinder und Jugendliche mit seelischer Behinderung · Bundesministerium der Justiz
[2]§ 112 SGB IX – Leistungen zur Teilhabe an Bildung · Bundesministerium der Justiz
[3]Leitfaden zur Einleitung und zum Verlauf einer Schulbegleitung nach § 35a SGB VIII · Landratsamt Pfaffenhofen a. d. Ilm
[4]§ 64 SGB VIII – Datenübermittlung und -nutzung · Bundesministerium der Justiz
[5]Merkblatt zum Fachleistungsstundenmodell · Rhein-Sieg-Kreis, Kreisjugendamt

Begriffe aus diesem Artikel

Einsätze erfassen, Bericht vorbereiten, Kontingent im Blick.

Mit Ormisi dokumentieren Schulbegleitungen direkt auf dem Smartphone; Leistungsnachweis und Berichtsentwurf entstehen aus denselben Einträgen.

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